Julkisen hallinnon tiedolla johtamisen kypsyys tarkastelussa

Tiedolla johtaminen on julkisella sektorilla ajankohtaisempaa kuin koskaan. Tietoperusteista päätöksentekoa ja toimintaa tarvitaan parempien palveluiden kehittämiseen, osuvamman lainsäädännön muotoiluun, toiminnan tehostamiseen ja kestävän kehityksen edistämiseen. Vaikka tiedolla johtamisen tärkeydestä puhutaan paljon, harva organisaatio tuntee tiedolla johtamisen nykytilansa. Valtiokonttorin tilaamassa selvityksessä julkisen hallinnon tiedolla johtamisen nykytilaa ja kehittämiskohteita kartoitetaan kypsyysanalyysin avulla.

Tietoon pohjautuva päätöksenteko on kantava teema sekä julkisen hallinnon strategiassa että valtioneuvoston tekemässä periaatepäätöksessä tiedon hyödyntämiseksi ja avaamiseksi. Valtiokonttorin tehtävänä ja tavoitteena on edistää tiedolla johtamista laajasti julkishallinnossa, ja tietojohtamisen uudistaminen on keskeinen teema myös Valtiokonttorin strategiassa. ”Tavoitteenamme on edistää yhteisiä toimintatapoja sekä tiedon hallinnassa että hyödyntämisessä julkisessa hallinnossa. Avainroolissa vahvuuksien ja kehittämiskohteiden tunnistamisessa on tiedolla johtamisen kypsyystason tarkastelu”, kuvailee Tietojohtamisen palvelut -yksikön päällikkö Olli Ahonen.

Kypsyysanalyysi nykytilan ja kehittämiskohteiden kartoittajana

Valtiokonttori käynnisti syksyllä 2022 Tiedolla johtamisen tila julkishallinnossa -selvityksen. Selvityksen tavoitteena on kartoittaa tiedolla johtamisen nykytila julkishallinnossa ja luoda toistettava malli sen kehittymisen seurantaan. Tiedolla johtamisen kypsyysanalyysin toteuttamisen kumppaneiksi valikoituivat tiedolla johtamisen kehittämiseen keskittynyt konsulttiyritys Creatido Oy ja Tampereen yliopiston tietojohtamisen yksikkö. Selvityksessä hyödynnettiin Creatidon® kypsyysanalyysia, jossa organisaation tiedolla johtaminen nähdään kokonaisvaltaisena ja koko organisaatiota koskevana yhteisenä asiana.

”Kypsyysanalyysi antaa pohjan systemaattiselle ja pitkäjänteiselle tiedolla johtamisen kehittämiselle”, kertoo Creatidon toimitusjohtaja Jani Listenmaa. Valtionhallinnon tulokset julkaistiin helmikuussa 2023. Kuntasektoria koskeva selvitys on käynnissä ja sen tulokset saadaan elokuussa. Tulosten kautta saadaan uutta tarttumapintaa tiedolla johtamisen
kehittämiselle julkisessa hallinnossa.

Tiedolla johtamisen kulttuuri hyvällä tasolla, rakenteet ja käytännöt kaipaavat kehittämistä

Tulokset kertovat, että tiedolla johtamisen tila on valtionhallinnossa kehittyvällä tasolla. Joitakin hyviä käytäntöjä ja ratkaisuja on jo rakennettu, mutta kokonaisuuden johtamiseen ja yhteisten toimintatapojen vaalimiseen tulisi kiinnittää huomiota. Vaikka organisaatiokohtaisia eroja ilmeni hieman etenkin prosessien ja kulttuurien näkökulmasta, valtionhallinnon organisaatioissa ollaan tiedolla johtamisen osalta pitkälti samoilla linjoilla. Olemassa olevia hyviä tiedolla johtamisen käytäntöjä ja toimintatapoja olisi tärkeää jäsentää ja jakaa organisaatiorajojen yli.

Tiedolla johtaminen on olennainen osa organisaation johtamista ja toimintaa, ja hyvällä johtamisella onkin suuri merkitys tiedolla johtamisen tukena ja mahdollistajana. Valtionhallinnossa esihenkilötyö ja johtamiskäytänteet koettiin selkeänä vahvuutena, mikä luo kehittämiselle hyvää pohjaa. Tiedon hyödyntäminen miellettiin suurelta osin luontevaksi osaksi valtionhallinnon organisaatioiden ydintyötä, mikä sekä mahdollistaa että luo tarvetta laadukkaalle tiedolla johtamiselle. Vaikka tahtotila ja kannustus tiedon hyödyntämiseen tukee tiedolla johtamisen kulttuurin muodostumista valtionhallinnossa, olisi tärkeää lisätä keskustelua tiedon merkityksestä, tuloksista ja toimenpiteistä sekä tukea tiedolla johtamisen taitojen muodostumista.

Keskeisimmät haasteet linkittyvät tiedolla johtamisen kokonaisuuden johtamiseen. Valtionhallinnon organisaatioissa tiedolla johtaminen näyttäytyy jäsentämättömänä ja monitulkintaisena aiheena, jolle ei ole määritetty vastuita, tavoitteita tai budjettia. Tiedolla johtamisen kokonaisuuden kuvaaminen sekä kehittämissuunnitelman rakentaminen auttaisivat organisaation yhteisen ymmärryksen ja tavoitetilan muodostamisessa sekä muutoksen ohjaamisessa.