Tiedon tuottamisesta tiedon hyödyntämiseen
Nykypäivänä tietoa on valtavasti olemassa – järjestelmissä, raporteissa, ihmisissä. Uskallan väittää, että tämä on kuitenkin täysin arvotonta, ellei tietoa hyödynnetä mitenkään. Tiedon kerääminen ja tuottaminen ei ole itseisarvo, vaan tietoperustaisen arvonluonnin mukaan tiedon potentiaali realisoituu arvoksi vasta, kun tietoa hyödynnetään. Tiedon arvo syntyy siis sen toimintaa parantavasta vaikutuksesta.
“Tiedon arvo realisoituu tietoa hyödynnettäessä, eli kun tietoa käytetään ohjaamaan toimintaa joko yksilö- tai organisaatiotasolla.” (Laihonen et al. 2013)
Koska aihe on näin tärkeä, olen lähtenyt tutkimaan tiedon hyödyntämistä diplomityössäni. Vaikuttaisi siltä, että tiedon tuottamisen ja jakamisen tärkeyteen on herätty hyvin, ja tähän mennessä tietojohtamisen tutkimuksessa on keskitytty paljon juurikin tiedon jakamiseen (Nag and Gioia, 2012). Kuitenkin tiedon hyödyntäminen voidaan nähdä yhtenä tärkeimmistä vaiheista tietojohtamisen prosessista (Helander, Paunu & Hellsten, 2022). Tutkimuksessani syvennyn tiedon hyödyntämiseen ja siihen vaikuttaviin tekijöihin sekä sitä kautta pohdin, millä tavoin tiedon hyödyntämistä voisi parantaa organisaatioissa.
Tiedon hyödyntämiseen vaikuttaa monet eri tekijät. Tiedon hyödyntämiseen voi liittyä erilaisia haasteita, jolloin tieto ei tuotakaan arvoa muuttamalla toimintaa tai edistämällä toiminnan kehitystä (Salovaara et al. 2021) Näin ollen näen, että on tärkeää ymmärtää, mitkä asiat vaikuttavat tiedon hyödyntämiseen, jotta voidaan ratkoa näitä haasteita ja parantaa tiedon hyödyntämistä organisaatiossa. Alla muutamia oivalluksia, mitä olen oppinut diplomityöni aikana tiedon hyödyntämiseen liittyvistä tekijöistä.
Hyödyntämiseen vaikuttaa tiedolla johtamisen prosessin aiemmat vaiheet, miten tietoa on tuotettu ja jaettu. Tuotetun tiedon laatu ja muoto vaikuttaa sen hyödynnettävyyteen. Myös käytössä olevat työkalut – erilaiset järjestelmät ja raportointityökalut, ja niiden käytettävyys, vaikuttavat tiedon hyödyntämiseen. Toisaalta puhtaasti tiedon saatavuus vaikuttaa myös osaltaan tiedon hyödyntämiseen.
Teknisen puolen lisäksi tiedon hyödyntämiseen liittyy inhimillisiä tekijöitä, sillä tietoa hyödyntää ihmiset. Näin ollen ihmisten kyvykkyys ja motivaatio hyödyntää tietoa, ja siten myös organisaatiokulttuuri ovat tärkeässä roolissa tiedon hyödyntämisessä ja koko tiedolla johtamisen onnistumisessa. (Kosonen, 2019)
Lopulta tiedon hyödyntämiseen vaikuttaa myös itse tiedon hyödyntämisen prosessi ja rakenteet. Mikäli tiedon hyödyntämiselle ei ole luotu systemaattisia rakenteita, voi jotkin tiedot tai näkökulmat jäädä hyödyntämättä, kun tiedon hyödyntäminen jää tiedon vastaanottajan harkinnan varaan.
Miten voidaan sitten varmistaa, että tuotettu ja jaettu tieto tulee hyödynnetyksi?
Ensinäkin – kuten todettu – tiedon tuottaminen ei ole itseisarvo. Sen sijaan sen tulisi perustua liiketoiminnalliseen tarpeeseen. On tärkeää pohtia, miksi tätä tietoa tarvitaan ja mihin sitä käytetään? Ja vielä ennemmin lähteä suoraan liikkeelle siitä, että mitä tietoa tarvitaan toiminnan tueksi.
Hyödynnettävän tiedon määrittämisen lisäksi on syytä miettiä, kuka tarvitsee, mitä tietoa ja milloin. Näitä voidaan määrittää esimerkiksi erilaisten vuosikellojen avulla, kirjaten vuosikelloon, mitä tietoja tarkastellaan milloinkin ja kenen toimesta. Näin voidaan varmistaa, että erilaiset näkökulmat ja tiedot tulee hyödynnetyksi systemaattisesti toiminnan tukena.
Tiedon hyödyntämiselle on siis syytä luoda rakenteita. On pohdittava, mitä tietoa, kuka tarvitsee, milloin ja mihin tarpeeseen. Eli oikea tieto, oikealle ihmiselle, oikeaan aikaan, oikeaan tarpeeseen!
Tekstin sisältö viittaa tulevan diplomityön sisältöön (Partanen, 2024)
Kirjoittaja
Essi Partanen, Tiedolla johtamisen konsultti
essi.partanen@creatido.fi
Lähteet
Helander, N., Paunu, A. & Hellsten, P. 2022. Knowledge management processes in practice: Empirical insights from the public sector. Hawaii International Conference on System Sciences.
Kosonen, M. 2019. Tiedolla johtamisen käsikirja. Mikkeli: Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu. Saatavilla www-muodossa: <https://digitalia.xamk.fi/tijo>.
Laihonen, H., Hannula, M., Helander, N., Ilvonen, I., Jussila, J., Kukko, M., Kärkkäinen, H., Lönnqvist, A., Myllärniemi, J., Pekkola, S., Virtanen, P., Vuori, V. & Yliniemi, T. 2013. Tietojohtaminen. Tampereen teknillinen yliopisto: Tietojohtamisen tutkimuskeskus Novi.
Nag, R. & Gioia, D.A. 2012. From Common to Uncommon Knowledge: Foundations of Firm-Specific Use of Knowledge as a Resource. Academy of Management Journal 55(2), 421–457.
Salovaara, S., Leinonen, J. & Silén, M. 2021. Tietojärjestelmien avulla kerätyn tiedon hyödyntämisen esteet sosiaalialan organisaatioiden tiedolla johtamisessa. Finnish Journal of eHealth and eWelfare. 13(4), 372–387.