Tiedolla ohjautuvia oppilaitoksia rakentamassa

Työpaketin 1 yhtenä tavoitteena oli tietojohtamisen toimintamallin muodostaminen. Tuloksena syntyi malli, joka toimii kuvauksena eri funktioista, joita tietojohtamiseen kuuluu ja jotka jollakin tavalla tulisi järjestää jokaisessa oppilaitoksessa.

Malli lähtee tietojohtamisen johtamisen organisoinnista: ”Miten kehitämme tietojohtamista systemaattisesti oppilaitoksessa?”. Tämä aloitetaan tietojohtamisen strategiasta tai toimenpideohjelmasta, jossa asetetaan tavoitteet, vaadittavat kyvykkyydet sekä tunnistetaan kehittämistoimenpiteet, joita tullaan edistämään. Strategian tulisi olla myös dynaaminen eli se tulisi ajatella jatkuvana toimintona, jota tarkastellaan uudelleen ajan kuluessa. Tietojohtamisen kypsyyden seuranta on hyvä työkalu kehittämiskohteiden tunnistamisessa ja tietojohtamisen vaikutuksen sekä vaikuttavuuden todentamiseksi. Tähän yhteyteen kuuluu myös organisoituminen, eli mitkä ovat roolit, vastuut ja foorumit tietojohtamiselle. Erityisesti yhteistyön mahdollistaminen koulutusalojen ja tukifunktioiden, etenkin tietohallinnon kanssa ovat oleellisia tiedon omistajuuden määrittelyn sekä digitalisaation kehittämiseen liittyvän laajemman kytkeytymisen kannalta.

Seuraavaksi tietopalveluiden ja toiminnan rajapintaan tulisi asettaa toimintoja, jotta varmistetaan tiedolla johtamisen ratkaisuiden toiminnanmukaisuus. Tietotarpeiden jatkuvan kartoittamisen sekä mittareiden määrittelyn tavat ovat keinoja tämän toteuttamiseksi. Tietotuotteiden muodostaminen eli esimeriksi erilaiset raportit ja raportointikokonaisuudet tulisi määritellä ajantasaisten tietotarpeiden pohjalta ja tietotarpeet tulisi kartoittaa kaikilta organisaatiotasoilta: strategiselta (johto), taktiselta (koulutusalat) ja operatiiviselta (opettajat) tasolta. Raporteilla näkyvät mittarit tulisi määritellä systemaattisesti toiminnan ihmisten toimesta, ei tietohallinnon. Johdon pitää pystyä määrittelemään sellaiset mittarit, jotka kuvaavat oppilaitoksen strategiassa onnistumista, ja viemään tieto koko organisaatiolle. Tähän tarvitaan sapluunaa, jonka varassa mittarointia toteuttaa. Datan tuotannon laadun varmistaminen on myös oma kokonaisuutensa, joka vaatii huomiota ja jonka tulisi olla enemmän toiminnan kuin tietohallinnon vastuulla. Kirjaaminen kun tapahtuu osana arjen perustyötä ja on näin ennemmin tapa- ja johtamiskysymys kuin tekninen!

Kun lähestytään kohti konkretiaa ja teknologiaratkaisuita, tulisi oppilaitoksen saada kytkettyä kokonaisarkkitehtuurityö tukemaan tietojohtamista ja toisinpäin. Tiedonhallintamalli ja muut ka-kuvaukset ovat erinomainen lähtökohta erilaisten ratkaisuiden kehittämiselle. Tietoarkkitehtuurikuvaukset tarjoavat suoraan vastauksen kysymykseen: ”mikä on tietopääomamme eli mitä tietoa meillä on”. Käsitemallit varmistavat, että puhutaan asioista yhteisin käsittein ja erilaiset dataratkaisut fyysisten tietomallien osalta pystytään toteuttamaan sutjakammin ja laadukkaammin kun tiedetään, mitä asioilla tarkoitetaan.

Raportoinnin arkkitehtuuri voidaan luoda myös hallintamalli, jossa määritellään raporttien omistajuudet sekä prosessit, joilla niitä ylläpidetään ja kehitetään. Tämä on kuitenkin aivan mahdollista määritellä myös osana koko tietojohtamisen organisoitumista.

Viimeisenä metodina on käyttäjälähtöinen tietotuotteiden määrittely, joka tarkoittaa palvelumuotoilun keinoin toteuttavia käyttäjähaastatteluita- ja kartoituksia, joiden avulla pystytään suunnittelemaan tietotuotteet vastaamaan niiden käyttäjien tarpeita. Viimeisenä vaiheena on sitten itse tietoalustan ja raportointiratkaisuiden toteutukset, joissa luodaan yksinkertaistaen dataputki alkulähteiltä visuaaliseen muotoon hyödynnettäväksi. Tämä on merkittävä toiminto, joka vaatii monenlaista teknologista osaamista ja työkaluja, riippuen ratkaisuarkkitehtuurista, jonka oppilaitos on valinnut.

Toimintamallin viimeinen osa tiedon saattaminen osaksi toimintaa eli se, miten tieto laitetaan töihin! Tietotuotteiden käyttöönotto eli esimeriksi erilaiset tilaisuudet, joissa uudet raportit otetaan käyttöön ja tiedon hyödyntämisen toimintamalli/prosessit ovat keinoja varmistaa, että oikea tieto saavuttaa oikeat ihmiset, oikeaan aikaan, ja että tieto myös johtaisi toimenpiteisiin. Voit tutustua Tieto-osaava -hankkeen yhteydessä tehtyyn Essi Partasen diplomityöhön tiedon hyödyntämisen toimintamallista strategien johtamsien kontekstissa linkin kautta: Tiedon hyödyntämisen kehittäminen strategisessa johtamisessa, Partanen 2024.