Tiedon hyödyntämisen toimintamalli
”Erityisen hyvää toimintamallissa on, että se on selkeästi palasina etenevä prosessi. Vaiheet jäsentävät lopputulosta hyvin ja tehokkaasti. Toimintamalli kirkastaa Omnian suuntaa ja tekemisen fokusta tehokkaasti.”
Kehittämisjohtaja
Espoon seudun koulutuskuntayhtymä, Omnia
1) Tausta ja tavoite
Omnian toiminnan keskiössä on monipuolinen koulutuksen järjestäminen. Strategiassa painottuukin kyky ja halu oppia, niin opiskelijoiden kuin myös henkilöstön ja johtamisenkin näkökulmasta. Omnian omassa johtamisessa pyritään edelläkävijyyteen. Näin ollen Omnialle lähdettiin kehittämään Tieto-osaava hankkeen puitteissa tiedon hyödyntämisen toimintamallia ensimmäisten joukossa koulutuksen järjestäjistä. Omnia toimi esimerkkinä hankkeessa oleville muille koulutuksen järjestäjille tiedon hyödyntämisen toimintamallistaan. Tavoitteena oli kehittää tiedon hyödyntämistä Omnialla ensin strategisessa johtamisessa ja myöhemmin myös matalammilla organisaatiotasoilla.
2) Toteutus
Kehittäminen aloitettiin syventymällä haastatteluiden avulla tiedon hyödyntämiseen johtoryhmässä. Haastatteluiden perusteella tunnistettiin tiedon hyödyntämiseen vaikuttavia tekijöitä sekä olemassa olevia käytänteitä tiedon hyödyntämisessä. Eräs kriittinen havainto oli, että tietoa käsitellään, mutta se ei aina johda toimintaan. Tiedon hyödyntäminen tunnistettiin pistemäiseksi, ei systemaattiseksi, ja tämä tiedon hyödyntämisen rakenteiden puute nähtiin haastavan tiedon hyödyntämistä. Tutustuessa olemassa oleviin tiedon hyödyntämisen käytäntöihin havaittiin, että Omnialla on kehitteillä johtamisen vuosikello, mutta varsinaista tiedon käsittelyn ja toimintaan johtamisen rakenteita ei vielä ollut olemassa.
3) Lopputulos
Ratkaisuna Omnialle kehitettiin tiedon hyödyntämisen toimintamalli, joka luo rakenteet tiedon käsittelylle ja johtamiselle toimintaan. Omnian jo käytössä oleva johtamisen vuosikello määrittää ensin kokonaisuuden tasolla mitä tietoa, milloin ja kenen toimesta sekä missä foorumissa käsitellään. Tämän päälle tarvittiin toimintamalli yksittäiselle tiedon hyödyntämisen tilanteelle: mistä asioista tulee tiedon käsittelytilanteessa keskustella tiedosta. Tiedon hyödyntämisen toimintamalli ei kuitenkaan suinkaan lopu keskusteluun tiedosta, vaan toimintamalli ohjeistaa, kuinka tehdyt päätökset saadaan johdettua käytäntöön. Vasta siten saadaan luotua tiedosta aidosti arvoa sen kehittäessä toimintaa.
4) Hyödyt
Vastaanotto toimintamallille oli erittäin positiivinen. Johtoryhmä koki, että toimintamalli tulee olemaan erinomainen ja helposti hyödynnettävä työkalu arkeen. Sen uskottiin tuovan selkeää rakennetta palavereihin, ja toimivan hyvin myös matalammilla organisaatiotasoilla. Testatessa kehitettyä toimintamallia Omnian keskijohdossa erään raportin läpikäynnin yhteydessä oli kokemus toimintamallista samoin erittäin positiivinen. Toimintamallia hyödyntäneistä kaikki kokivat, että toimintamalli selkeyttää tiedon käsittelemistä. Raportin käsittely nähtiin olevan toimintamallin myötä selkeästi vaiheistettu, ja käsittelyyn mennyt aika koettiin käytetyn hyvin tehokkaasti. Toimintamallin nähtiin fokusoivan hyvin, ja kirkastavan Omnian suuntaa ja tekemistä tehokkaasti. Kaikki toimintamallia hyödyntäneet halusivat jatkaa toimintamallin hyödyntämistä jatkossakin uskoen, että sen avulla saadaan tehokkaammin tieto johdettua toimintaan.
”On hienoa, että Omnia lähti edelläkävijänä kehittämään tiedon hyödyntämistä organisaatiossaan. Omnia toimii hyvänä esimerkkinä muille, miten tiedon hyödyntämistä kehittämällä saadaan tieto tehokkaammin käyttöön ja siten tiedon arvo realisoitua organisaatiossa.”
Essi Partanen
Tiedolla johtamisen asiantuntija
Creatido
Liittyy Tiedon tuottamisesta tiedon hyödyntämiseen -blogiin (Linkki)