Tiedolla johtamisen kulttuuri: mistä se rakentuu?
Organisaatiossa tehdään päätöksiä joka päivä, isoja ja pieniä. Osa niistä nojaa tietoon, osa tottumukseen, oletukseen tai kovaäänisimpään mielipiteeseen. Tiedolla johtaminen ratkaisee, kummalle puolelle paino asettuu. Se ei ole erillinen lisä muun johtamisen päälle, vaan tapa tehdä päätökset harkiten.
Useimmat organisaatiot ovat jo rakentaneet tähän edellytykset: järjestelmät, raportit ja säännölliset foorumit tiedon äärelle. Ja silti tieto ei aina ohjaa tekemistä. Useimmiten syy on vaikeammin osoitettavassa paikassa kuin datassa tai teknologiassa: kulttuurissa ja johtamisessa. Tietämisen ja tekemisen väliin jää kuilu, josta käytetään jopa omaa nimitystä, knowing-doing gap (Pfeffer & Sutton, 2000).
Juuri tähän tiedolla johtamisen kulttuuri pureutuu. En usko, että sellainen syntyy valmiilla rakennusohjeilla. Organisaatiot ovat erilaisia ja erilaisissa vaiheissa. Sen sijaan kulttuuria voi tarkastella muutaman tason kautta, joiden kaikkien on oltava olemassa, jotta se voi vahvistua.
Kulttuurilla on kaksi puolta, jotka näkyvät eri tavoin
Organisaatiotutkija Edgar Schein (1985) jäsensi aikoinaan kulttuurin tasoihin sen mukaan, kuinka näkyviä ne ovat. Osa kulttuurista on pinnalla ja helppo havaita; sen ydin taas on näkymätön ja vaikeampi tavoittaa. Sama jako auttaa ymmärtämään, miksi tiedolla johtamisen kulttuuri ei rakennu pelkillä rakenteilla.
Näkyvällä tasolla ovat tiedolla johtamista tukevat teknologiat, raportit ja mittarit sekä niiden käyttöön ja soveltamiseen liittyvät toimintatavat: johtamisen foorumit, sovitut käsittelyrytmit, tiedon saatavuus. Tämä taso muodostaa hyvän pohjan, mutta se ei yksin tuota arvoa. Näkyvät rakenteet eivät kerro, käytetäänkö tietoa oikeasti vai käydäänkö se läpi muodon vuoksi.
Arvoa alkaa syntyä, kun näkymätön taso on kunnossa. Se on ihmisten asenteissa ja ajattelussa: into ja halu hyödyntää ja jakaa tietoa, ja yhtä lailla rohkeus tulkita ja kyseenalaistaa sitä. Nämä näkymättömät tekijät tekevät raporteista jotain muutakin kuin näytöllä näkyviä lukuja. Jotta tällaista ajattelua syntyy, tarvitaan luottamuksellinen ja avoin ilmapiiri sekä riittävä osaaminen tiedon tulkintaan.
Näkymättömällä tasolla vaikuttaa myös organisaation ihmiskäsitys, josta puhutaan harvoin ääneen. Luotetaanko, että ihmiset haluavat lähtökohtaisesti tehdä parhaansa ja käyttää tietoa yhteiseksi hyväksi – vai onko tieto ennen kaikkea väline, jolla johto ohjaa ja valvoo? (Tämän erottelun teki tunnetuksi Douglas McGregor (1960): Teoria X olettaa ihmisen tarvitsevan ohjausta ja kontrollia, Teoria Y luottaa tämän omaan haluun onnistua.)
Ihmiskäsitys ratkaisee paljon: jos tieto koetaan vallankäytön välineeksi, hiljaista tietoa ei uskalleta jakaa eikä tiedolla johtamisesta tule osallistavaa. Se jää harvojen oikeudeksi.
Paras tieto syntyy, kun data kohtaa kokemuksen
Harva merkittävä päätös syntyy pelkästä datasta. Se syntyy, kun luvun rinnalle tuodaan tieto siitä, miksi luku näyttää siltä kuin näyttää eli kokemus, tulkinta ja näkemys, joka asuu ihmisissä eikä näy raporteissa.
Tässä on kyse näkyvän ja hiljaisen tiedon yhdistämisestä, Nonakan ja Takeuchin (1995) tutusta jaottelusta. Tiedolla johtaminen ei pysähdy näkyvän tiedon äärelle. Se tekee yksilöiden hiljaisesta tiedosta yhteistä näkemystä.
Tästä syntyy tapa hahmottaa tiedolla johtamisen kulttuuri kahden akselin kautta. Toinen akseli on kulttuurin tasot (näkyvä ja näkymätön), toinen tiedon lajit (näkyvä ja hiljainen). Ne eivät ole sama asia, vaikka käyttävät samoja sanoja.
Kohtaaminen on käytäntö, ei sattuma
Kun näkyvä foorumi kohtaa näkymättömän luottamuksen, ja kun näkyvä data kohtaa hiljaisen tulkinnan, syntyy tiedolla johtamisen hetki.
Tiedolla johtaminen ei siis ole raportin lukemista, vaan sitä, että oikeat ihmiset tulkitsevat tietoa yhdessä ilmapiirissä, jossa uskaltaa sanoa ääneen myös sen, mikä ei näy luvuissa. Tässä hetkessä syntyy yhteinen näkemys. Tiedolla johtamiseksi se muuttuu vasta, kun näkemys viedään toimintaan. Siihen tarvitaan johtamista.
Tällainen kohtaaminen ei kuitenkaan synny sattumalta. Se tarvitsee toistettavan tavan. Creatido® Tiedosta toimintaan -malli on tästä konkreettinen esimerkki: se ohjaa yksittäistä keskustelua, analyysiä tai kokousta niin, että tieto kulkee havainnoista yhteiseen näkemykseen ja edelleen toimenpiteisiin.
Malli ei ole itsessään kulttuuri. Se on harjoitus, jonka toistaminen vähitellen kasvattaa kulttuuria.
Ja juuri toistuminen on tässä avainsana. Kulttuuri ei muutu yhdessä palaverissa. Se rakentuu arjessa, askel kerrallaan, kun sama tapa toistuu riittävän usein ja tuottaa tulosta, jonka ihmiset tunnistavat tavan ansioksi.
Johtaminen ratkaisee, vahvistuuko kulttuuri vai pelkkä rituaali
Tässä piilee myös tiedolla johtamisen kulttuurin suurin riski. Sama foorumi, joka parhaimmillaan rakentaa aitoa tiedolla johtamista, voi pahimmillaan näivettyä tiedon käsittelyn esitykseksi, tilaisuudeksi, jossa luvut käydään läpi mutta mitään ei tapahdu. Tietoa käsitellään, mutta näkemys jää muodostumatta ja päätökset syntymättä.
Mikä siis ratkaisee, kumpi suunta toteutuu? Tarvitaan vielä kolmas taso, jota kutsun mahdollistavaksi johtamiseksi. Johtaminen on se taso, joka sitoo näkyväksi tehdyn tiedon ja näkymättömät resurssit yhteen suuntaan kulkevaksi toiminnaksi. Se vie tiedolla johtamista johdonmukaisesti eteenpäin ja varmistaa, että sekä näkyvä että näkymätön taso pääsevät kasvamaan. Käytännössä se on koko organisaation tukea tiedolla johtamisen kehittämiseen, kannustusta jatkuvaan oppimiseen ja yhteisen tiedon muodostamiseen.
Johtaminen on myös se, joka ratkaisee, muuttuuko Tiedosta toimintaan -malli aidoksi tavaksi vai pelkäksi rituaaliksi. Ilman johtamisen ylläpitoa rakenteet rapautuvat ja into hiipuu. Tämän osoittaminen on vaikeaa. Kulttuurin muutos näkyy hitaasti eikä taivu yhteen mittariin. Sitä tärkeämpää on tunnistaa varhaiset merkit eli käydäänkö tiedosta aitoa dialogia vai näennäistä läpikäyntiä, ja seuraako keskustelusta päätöksiä vai vain seurantaa.
Tiedolla johtamisen kulttuuri rakentuu johdonmukaisesti, taso kerrallaan
Tiedolla ohjautuva kulttuuri ei siis ole projekti, joka valmistuu, vaan tapa, jota rakennetaan koko ajan. Se rakentuu kahdella akselilla: kulttuurin näkyvällä ja näkymättömällä tasolla sekä näkyvän ja hiljaisen tiedon yhdistämisessä. Johtaminen on se voima, joka pitää kohtaamisen elossa ja toistuvana.
Tiedolla ohjautuva kulttuuri syntyy vasta, kun tieto kytkeytyy johtamiseen, ihmisiin ja arjen käytäntöihin samanaikaisesti.
Jos pohdit, mikä omassa organisaatiossasi estää tietoa muuttumasta toiminnaksi, se on hyvä paikka aloittaa. Autamme tunnistamaan, millä tasolla este on ja viemään tiedolla johtamisen osaksi arjen johtamistyötä, ei erilliseksi kehittämishankkeeksi.
Kirjoittaja
Juliaana Nauha
Tiedolla johtamisen asiantuntija
Creatido Oy