Tiedolla johtaminen ei ole 100m spurtti vaan maraton

Mitä on tiedolla johtaminen? Tämän kysymyksen eteen törmäsin aika tarkalleen vuosi sitten kun olin tehnyt työsopimuksen Creatidon kanssa. Vaikka aiemmin olin opiskellut johtamista ja tietoa hyödyntänyt aiemmassa työssäni, tiedolla johtamisessa sen laaja-alaisuudessaan oli opittavaa (ja on vieläkin). Lähdin perehtymään aiheeseen lukemalla Jani Listenmaan kirjoittaman Laita tieto töihin -kirjan, jossa Jani avaa todella käytännönläheisesti tiedolla johtamista ja sen osa-alueita. Kirjan luettuani syvensin osaamistani Creatidon ® Tiedolla johtamisen perusteet -verkkokoulutuksella, jossa taas pääsi videoiden ja työkirjan avulla pohtimaan tiedolla johtamista omaan rooliin ja työkuvaan peilaamalla. Näiden pohjalta lähden avaamaan käytännön esimerkin kautta, mitä tiedolla johtaminen mielestäni on.

Creatido® Viitekehys

Lähden avaamaan tiedolla johtamista Creatido® viitekehyksen kautta, jossa tiedolla johtaminen on jaettu neljääntoista kuvassa näkyvään osa-alueeseen. Näitä samoja osa-alueita avataan Laita tieto töihin -kirjassa syvällisesti ja laajemmin. Viitekehyksessä pyramidin alapalkissa korostuu tiedolla johtamisen johtamisen osa-alueita, vasemmassa laidassa ihmiset ja kyvykkyys sekä oikealla puolella pyramidia data ja teknologia. Nämä kaikki mahdollistavat sen, että tiedosta tulee myös toimintaa, joka johtaa vaikuttavuuteen pyramidin huipulla. Lähden seuraavaksi näiden kautta käsittelemään omaa käytännön esimerkkiäni tiedolla johtamisesta.

Kesällä 2024 juoksin ensimmäisen puolimaratonini ilman sen suurempaa valmistautumista ja systemaattista harjoittelua. Tämän jälkeen asetin tavoitteeksi juosta vuonna 2025 täyden maratonin ja tavoiteajaksi asetin alle 3:30. Tämän tavoitteen toteutumiseen vaadittiin jo merkittävä määrä harjoittelua sekä suunnitelma, miten tavoitteeseen päästään. Vasta tässä vaiheessa aloin hyödyntää dataa omassa harjoittelussani ja kehittymiseni seuraamisessa.

Tiedolla johtamisen johtaminen

Aiemmin harjoitteluni oli perustunut mutuun ja omaan fiilikseen, ei todellakaan systemaattista suunnitelmaa eikä tavoitetta, jota kohden mennä. Tavoitteen asettaminen) auttoi minua motivoitumaan ja tekemään suunnitelman, miten se tavoitetaan. Samalla tavalla tiedolla johtamisessa tulee olla tavoite, jota kohden mennä. Kun tavoite on asetettu, tulee myös nykytilanne selvittää, jotta voidaan tehdä oikeanlainen suunnitelma tavoitetta kohden. Minulla nykytilanteen testinä toimi puolimaratonin aikani kesältä 2024, organisaatioille Creatido® Kypsyysanalyysi tarjoaa todella laajan nykytila-analyysin tiedolla johtamisen tasosta.

Kun lähtötaso oli itsellä tiedossa ja tavoite asetettuna vuoden päähän, aloin systemaattisesti hyödyntää dataa harjoitteluni tukena ja tein päätöksen, että tulen perustamaan harjoitteluni kokonaan tiedon varaan. Itselläni on ollut käytössä Polarin urheilukelloja 15 vuotta, johon olen tallentanut kaiken harjoitusdatani sekä Ouran älysormus reilut viisi vuotta, johon on tallentunut data nukkumisestani eli dataa oli hyödynnettävissä todella hyvin. Samalla tavalla organisaatiossa tarvitaan ylin johto mukaan tiedolla johtamiseen sekä tiedolla johtamiselle tulee asettaa keskeinen rooli koko organisaation johtamisessa, jotta sitä tulee systemaattisesti hyödynnettyä. Kun myös itse tiedolla johtamista johdetaan, on helpompaa huomioida ihmiset ja heidän kyvykkyytensä sekä data ja teknologia, jotta tieto johtaa myös aidosti toimintaan.

Data & teknologia

Ennen kesää 2024 en ollut hyödyntänyt harjoitusdataa ja palautumisdataa systemaattisesti harjoittelussani enkä ollut johtanut näitä eri tietojärjestelmiä yhteen. Usein myös organisaatioissa tietoa on saatavilla todella paljon jo valmiiksi, mutta sitä ei hyödynnetä johtamisessa juurikaan. Ennen eri tietojen yhdistelyä raportteihin, tuli määritellä tavoitteesta johdetut mittarit, joita seurasin. Tämän jälkeen ratkaisin, miten tarvittavat tiedot johdetaan raporteille.

Omaan tavoitteeseen valitsin seurattaviksi mittareiksi HRV:n (sykevälivaihtelun), yön alimman sykkeen sekä juoksulenkeillä keskisykkeen ja keskivauhdin kehittymisen. HRV ja yön alin syke kertoivat minulle kehoni palautumistilaa, joka on erittäin tärkeä tekijä kovaa treenatessa ja keskisyke ja keskivauhti kertoivat taas harjoituksen laadusta ja pitkällä aikavälillä juoksunopeuden kehittymisestä.

Kun olin asettanut mittarit, tuli eri järjestelmissä olevat tiedot saattaa raporteille. Ouran sovellus antaa jo pelkästään hyvän raportin, jota seurata, mutta jotta sen datan laatu on parempaa, tuli myös harjoitusdatat tuoda sinne Polarin sovelluksesta, jotta Oura pystyy huomioimaan kokonaiskuormituksen. Polarin sovellus tarjoaa myös hyvän raportin, mutta jotta pystyin paremmin seuraamaan mittareideni kehittymistä, vein vielä kaikki juoksuharjoitukseni Chatgpt:n keskusteluun, jonka ohjeistin tukemaan tavoitteitani.

Samalla tavalla organisaatioissa tulee määritellä organisaation tavoitteista johdetut mittarit, joita seurata. Kun mittarit on asetettu, tulee organisoida tiedon johtamisen prosessi, jossa eri tietojärjestelmistä johdetaan tiedot raporteille, mielellään mahdollisimman automaattisesti. Raporteissa tulee ottaa huomioon, että ne ovat mahdollisimman selkeitä ja helppoja tulkita, mutta tarvittaessa myös raporteilta on hyvä päästä tekemään syvällisempää analyysia.

Ihmiset ja kyvykkyys

Samalla kun tavoitteesta johdettuja mittareita on laadittu, tulee myös näiden seurantaan luoda systemaattisia prosesseja, tiedolla johtamisen prosesseja. Itselle nämä prosessit olivat päivittäisiä, joka aamu tarkastin Ourasta HRV:n ja yön alimman sykkeen, jotka antoivat kuvan kehoni palautumistilasta, joiden pohjalta tein myös valintoja harjoittelustani. Lisäksi pidemmällä aikavälillä itselläni oli systemaattisia prosesseja keskisykkeen ja keskivauhdin seuraamiseen, näitä tarkastelin kuukausittain. Aiemmin olin saanut samat tiedot, mutta ne eivät ohjanneet mitenkään päivittäistä harjoitteluani, koska itselläni ei ollut kirkasta tavoitetta, jota kohden harjoitella, eikä systemaattisia prosesseja, jotka edesauttoivat tavoitteeseen pääsyä.

Tiedolla johtamiset ei itsessään riitä, vaan tiedolla johtamiseen tulee myös sitoutua ja luottaa prosessiin. Tämä vaati itseltäni ison toimintatavan muutoksen, koska aiemmin olin toiminut enemmän mutun ja fiiliksen pohjalta. Nyt piti muuttua ja luottaa dataan sekä tiedolla johtamiseen pitkällä aikavälillä. Pelkästään tiedolla johtamisen prosessit ja toimintatapojen muutos ei kuitenkaan auta, mikäli en olisi osannut hyödyntää käyttämiäni tietoja päivittäisessä toiminnassa. Kuten aiemmin sanoin, vein jokaisen juoksuharjoituksen Chatgpt:hen ja olin ohjeistanut sen analysoimaan jokaisen treenin eri indikaattorien pohjalta. Tässäkään pelkästään ei voi luottaa tekoälyyn, vaan analysoin kuitenkin vielä itse tekoälyn analyysin ja arvoin sen laatua. Tämän lisäksi itse joka aamu tulkitessani HRV:tä ja yön alinta sykettä, hain näille selittäviä tekijöitä aiemmista päivistäni. Eli toin mukaan myös hiljaisen tiedon ja oman osaamiseni analysoida ja tulkita dataa, esimerkiksi mitkä edellisen päivän asiat vaikuttavat sykevälivaihteluun. Kun mittareita jalostaa myös selittävillä tekijöillä, tässä tapauksessani hiljaisella tiedolla, pystyin datasta tekemään parempia johtopäätöksiä, jotka ohjasivat toimintaani.

Samalla tavalla organisaatioissa tulee määritellä tiedolla johtamisen prosesseja eli paikkoja, joissa ihannetilanteessa oikea tieto tavoittaa oikean ihmisen oikeaan aikaan, ja ihminen osaa tulkita ja hyödyntää tietoa, joka johtaa toimintaan. Näissä paikoissa ihmiset pääsevät myös tuomaan oman hiljaisen tietonsa käyttöön. Tiedolla johtamisen prosesseissa tulee huomioida vahvasti myös organisaation tiedolla johtamisen kulttuuri, mikäli tietoa ei aiemmin ole hyödynnetty ja se ei ole ollut osa päivittäistä arkea, tulee kulttuurin muutoksen kestämiseen varautua. Lisäksi tulee varmistaa henkilöstön riittävät tiedolla johtamisen taidot. Henkilöstön tulee osata käyttää riittävällä tasolla järjestelmiä sekä tulkita raportteja ja tuoda omia ajatuksia mittareiden selittäviksi tekijöiksi.

Tiedosta toimintaan

Nyt vasta päästään siihen, kun tiedosta tulee toimintaa. Tämä kuvastaa sitä, että monia asioita tulee huomioida, kun tiedolla johtamista lähdetään kehittämään ja hyödyntämään. Kuten aiemminkin jo totesin, itselläni on ollut dataa saatavilla vuosia, mutta sitä en harjoitteluni johtamisessa ole hyödyntänyt kuin reilun vuoden systemaattisesti. Tiedolla johtamisen hyödyntäminen lähti itselläni päätöksestä, että perustan harjoitteluni johtamisen tiedon varaan ja loin selkeän suunnitelman ja tavoitteen. Tämän jälkeen loin mittarit, joita seuraan tavoitteeseen pääsyssä. Mittareiden luonnin jälkeen tuli luoda tiedon johtamisen prosessit, jossa eri järjestelmissä olevat tiedot johdetaan raporteille. Tämän lisäksi piti samalla luoda tiedolla johtamisen prosessit eli tavat, miten hyödynnän tietoa systemaattisesti, ja varmistan, että itselläni on riittävät taidot ja tahtotila perustaa toimintani tietoon.

Näiden jälkeen päästiin konkreettisesti siihen, kuinka päivittäin johdin harjoitteluani datan pohjalta. Päivittäin olen tehnyt valintoja kehoni palautumisen pohjalta siitä, miten harjoittelen. Aiemmin en ollut kiinnittänyt niin tarkasti dataan huomiota ja olin harjoitellut kovaa, vaikka kroppa oli ollut alipalautuneessa tilassa. Tämä kertoo nimenomaan siitä, että olin johtanut harjoitteluani mutulla ja fiiliksellä, en tiedolla.

Samalla kun muutin harjoitteluni tiedolla johtamisen varaan, juoksuvauhtini alkoi kehittymään vauhdilla ja maraton alle 3:30h alkoi tuntumaan realistiselta. En ollut koskaan aiemmin maratonia juossut, joten keskustelin paljon myös Chatgpt:n kanssa ennen maratonia vauhdinjaosta ja sykkeistä, jotta en lähtisi liian kovaa liikenteeseen ja energiani riittäisi maaliin. Tämä suunnitelma ei kuitenkaan pitänyt kuin ensimmäiset viisi kilometriä, jonka jälkeen juoksin fiiliksen mukaan kun kroppa tuntui hyvältä ja luotin prosessiini. Se riitti tällä kertaa, ja tavoitteeseen päästiin, virallinen loppuaika oli 3:29:56! Tästä hyvänä oppina myös se, että vaikka suunnittelet etukäteen asiat mahdollisimman pitkälle, hiljaisen tiedon ja fiiliksen aistiminen päivittäin on todella tärkeää.

Samalla kun juoksuvauhtini kasvoi, myös kuntoni nousi ja yleinen jaksaminen kehittyi todella paljon. Tästä päästään siihen, että tiedolla johtamisen vaikutuksia pystytään myös mittaamaan ja todentamaan, joka edesauttaa myös tiedon hyödyntämistä päivittäin. Väitän myös, että kun tieto saadaan osaksi päivittäistä arkea, organisaatio kehittyy monilta osin. Tämän jälkeen en pysty kuvittelemaankaan harjoitteluani ilman dataa ja tiedolla johtamista. Samalla tavalla organisaatiossa, kun päästään siihen pisteeseen, että tietoa hyödynnetään arjen toiminnassa, on tärkeää myös seurata sen vaikutuksia. Samalla kun asetettujen mittareiden toteutumisen seurannassa pystytään todentamaan tiedolla johtamisen vaikutus, kuten toiminnan tehostuminen ja kustannussäästöt, ruokkii se ennestään tiedolla johtamisen kulttuuria ja sen kehittämistä.

Mitä tiedolla johtaminen on?

Pitkän alustuksen jälkeen päästään tämän blogin kysymykseen, mitä tiedolla johtaminen on. Näen tiedolla johtamisen koostuvan kolmesta kokonaisuudesta, tiedolla johtamisen johtamisesta, datasta ja teknologiasta sekä ihmisistä ja kyvykkyydestä, jotka tarjoavat perustan sille, että tieto johtaa toimintaan ja vaikuttavuuteen. Kun tiedolla johtamista johdetaan systemaattisesti, saadaan se osaksi organisaatioiden johtamista sekä resursseja sen kehittämiseen. Data ja teknologia mahdollistavat tiedon johtamisen raporteille, joita hyödyntää. Ihmisissä ja kyvykkyyksissä puolestaan luodaan tiedolla johtamiselle prosesseja, joissa dataa hyödynnetään sekä varmistetaan riittävä henkilöstön osaaminen tiedolla johtamisen taidoissa sekä luodaan tiedolla johtamisen kulttuuria. Nämä yhdessä mahdollistavat sen, että tieto johtaa toimintaan ja organisaatio ohjaa toimintaansa tiedolla.

Me Creatidolla autamme organisaatioita näissä kaikissa tiedolla johtamisen asioissa, ota yhteyttä ja keskustellaan lisää organisaatiosi tiedolla johtamisesta!

Kirjoittaja

Juho Kemppinen
Tiedolla johtamisen asiantuntija
Creatido Oy