Matka tiedosta toimintaan
Elämme datalla kyllästetyssä maailmassa, jossa valtava tiedon määrä ympäröi meitä joka paikassa joka hetki. Jos toiminnan muutos perustuisi puhtaasti tiedon saatavuuteen ja määrään, niin uuden oppiminen ja kehittyminen olisi erittäin helppoa. Tieto yksinään ei kuitenkaan tee vielä autuaaksi. Tieto harvoin saa vielä toimimaan uudella tavalla.
Tiedolla on arvoa silloin, kun se muuttaa yksilön ja yhteisön ajattelua ja toimintaa. Ajattelua ja toimintaa muuttava tieto vaatii aina syvempää yhteistä ymmärrystä tiedon takana olevista ilmiöistä ja käyttäytymisestä. Syvemmän ymmärryksen luominen vaatii laadukkaan tiedon lisäksi yhteistä aikaa, vuorovaikutusta, sekä oppimista tukevat työtavat. Yhteisen ymmärryksen pohjalle on helpompaa luoda tekoja, sillä silloin toiminnalla on yhteisesti jaettu merkitys ja suunta.
Arvoa tuottavalla tiedolla täytyy olla myös otolliset olosuhteet ja rakenteet, jossa tieto voi vapaasti liikkua ja synnyttää uusia ennalta arvaamattoman arvokkaita ideoita. Tiedon täytyy virrata vapaasti ihmisten, tiimien, osastoiden ja yksiköiden välillä. Kaikella tiedolla ei ole arvoa kaikille, mutta tie tarvittavan tiedon luokse täytyy olla niin lyhyt kuin mahdollista. Kun tiedon hyödyntämisen rakenteet ja toimintatavat on luotu huolella yhdessä, niin arjen työstä tulee helpompaa, selkeämpää ja nopeampaa.
Yhteisön kulttuuri on merkittävässä roolissa sen suhteen, millä tavoin tiedosta syntyy lisäarvoa tuottavaa toimintaa. Kaiken perustana on yksilön ja yhteisön motivaatio. Yksilöt tarvitsevat halun luoda, levittää ja hyödyntää tietoa. Yhteisö tarvitsee yhdessä sovitut käytänteet ja arvot, jotka ohjaavat jokapäiväistä tekemistä. Halun ja motivaation pohjalle tarvitaan ennen kaikkea merkitys, joka selittää millainen tieto on tärkeää ja miksi, sekä mikä on jokaisen yksilön matkalla tiedosta toimintaan. Merkitys vahvistaa ymmärrystä. Ymmärrys vahvistaa halua ja motivaatiota.
Matka tiedosta toimintaan on jokaisella organisaatiolla ainutlaatuinen. Matkalla on syytä pohtia ainakin seuraavia kolmea kysymystä ja vaihetta.
1.Mikä on meidän nykyinen tiedon hyödyntämisen tilannekuva?
Jotta tiedosta voidaan tehdä arvoa tuottavaa toimintaa, täytyy ymmärtää tiedon hyödyntämisen nykytila. Nykytilaa voidaan ymmärtää esimerkiksi eri rooleissa toimivien ihmisten haastatteluilla ja kyselyillä, tai arjen toimintaa havainnoimalla. Nykytilan taustalle voidaan analysoida myös toiminnasta ja puheesta kertyvää dataa. Keskeistä on luoda syvempää ja laajempaa ymmärrystä tiedon hyödyntämisen nykytilasta. Ja ennen kaikkea löytää keskeiset kysymykset, joihin lähdetään etsimään vastauksia. Miten tietoa hyödynnetään tällä hetkellä? Mikä on tiedon hyödyntämisen kulttuurin kypsyys tällä hetkellä? Millaiset ovat tiedon hyödyntämisen toimintatavat ja rakenteet? Mitkä ovat keskeiset tiedon hyödyntämisen taidot? Ja miten näitä taitoja opetellaan yhdessä?
2.Millainen tiedon hyödyntämisen toimintamalli auttaa meitä onnistumaan?
Tiedon hyödyntämisen toimintamallin avulla luodaan rakenteet ja toimintatavat, jolla tieto saadaan töihin ja tuottamaan arvoa. Tiedon hyödyntämisen toimintamalli vastaa kysymyksiin, kuten: Mitä tietoa hyödynnetään, milloin ja kenen toimesta? Miten tiedosta keskustellaan? Millaisella prosessilla varmistetaan, että tieto johtaa toimintaan? Mitkä ovat kannustus-, tuki- ja puuttumiskeinot tiedon hyödyntämisessä? Tiedon hyödyntämisen toimintamalli varmistaa, että tuotettu tieto jalostuu käytettäväksi. Paraskaan kuvattu toimintamalli tai prosessi ei itsessään tee vielä autuaaksi. Toimivuuden pohjana on ihmiset, jotka ymmärtävät miksi toimitaan ja miten toimitaan. Toimintamalli yhtenäistää ja kehittää tapoja tiedon hyödyntämiseen. Näitä toimintatapoja ja niiden toimivuutta on tärkeä arvioida ja kehittää säännöllisesti.
3.Miten vahvistamme tiedolla ohjautuvaa toimintaa ja kulttuuria arjessa?
Tiedolla ohjautuvan kulttuurin suurin haaste ei ole tiedon määrä tai saavutettavuus. Suurin haaste ja samalla suurin potentiaali on ihmisten välisessä käyttöliittymässä, eli kulttuurissa. Tiedolla ohjautuvan kulttuurin näkökulmasta keskeisiä kysymyksiä ovat: Miten vahvistamme halua ja motivaatiota tiedon luomiseen, jakamiseen ja hyödyntämiseen? Millaisten rakenteiden ja käytänteiden kautta tiedolla ohjautuminen ja tiedolla johtaminen on mahdollista ja kuinka tiedon hyödyntämisestä tulee kiinteä osa päivittäistä tekemistä? Millaisilla työtavoilla ja osaamisella tieto saadaan töihin ja tuottamaan aidosti lisäarvoa?
Matka tiedosta toimintaan ei ole aina yksinkertainen tai tekninen siirtymä – se on ennen kaikkea inhimillinen matka yhteiseen ymmärrykseen, merkityksen rakentamiseen ja kulttuuriseen muutokseen. Tieto itsessään ei muuta mitään, ellei sitä jalosteta osaksi arjen ajattelua ja tekemistä. Kun ymmärretään tiedon hyödyntämisen nykytila, rakennetaan toimintamallit yhdessä, sekä vahvistetaan kulttuuria systemaattisesti, voi tieto virrata vapaasti, vaikuttavasti ja uudistavasti. Vasta silloin tieto muuttuu toiminnaksi, joka tuottaa todellista arvoa niin yksilölle kuin yhteisöllekin.
Kirjoittaja
Matti Hirvanen
Tiedolla ohjautuvan kulttuurin kehittäjä
Creatido Oy
- 044 549 6299
- matti.hirvanen@creatido.fi