Tiedonhallintamallin piilevä potentiaali hyötykäyttöön
Tiedonhallintamalli tarjoaa organisaatiolle mahdollisuuden pysähtyä tarkastelemaan omaa toimintaansa kokonaisuutena. Vaikka sen taustalla on lakisääteinen velvoite (Tiedonhallintalaki (906/2019)), parhaimmillaan tiedonhallintamalli toimii kehittämisen, yhdenmukaisten menettelyiden ja laadunvarmistuksen välineenä.
Tiedonhallintamallin laatiminen ei ole vain vaatimusten täyttämistä varten tehtävä harjoitus tai dokumentaationippu, vaan tilaisuus rakentaa vahvempaa perustaa tiedon hyödyntämiselle, riskienhallinnalle sekä yhdenmukaiselle ja tehokkaalle tiedonhallinnalle.
Tiedonhallintamalli kuvaa organisaation toimintaa hyvin kattavasti vastuista käytännön menettelyihin. Kun tiedonhallintamalliin suhtaudutaan toiminnan laatua ja tehokkuutta edistävänä tekijänä, siitä voi muodostua yksi organisaation tärkeimmistä rakenteellisista työkaluista.
Tiedonhallintamalliin kuvataan organisaation prosessit, tietovarannot ja niissä käsiteltävät tiedot sekä tietojen käsittelyä koskevat menettelyt, joilla varmistetaan tiedon yhdenmukainen ja turvallinen käsittely koko tiedon elinkaaren ajan. Tiedonhallintamallista säädetään tiedonhallintalain 5 §:ssä.
Tiedonhallintamallin laatiminen on parhaassa tapauksessa organisaation yhteinen projekti, johon osallistuu tiedonhallinnan asiantuntijoiden lisäksi substanssiasiantuntijoita, tietosuoja-, tietoturva- ja IT-osaajia. Näin saadaan varmistettua, että tiedonhallintamalli tukee organisaation toimintaa monipuolisesti.
Toki tiedonhallintamallin laatiminen edellyttää resursseja, mutta on tärkeää tunnistaa lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen ohella huolellisesti laaditun ja ajantasaisen tiedonhallintamallin tuomat hyödyt.
Hyödyt organisaation sisäisille ja ulkoisille toimijoille
Tarkastellaanpa tiedonhallintamallista saatavia hyötyjä kokonaisvaltaisesti. Alla jaan tiedonhallintamallin tuomat potentiaaliset hyödyt organisaation sisäisiin ja ulkoisiin hyötyihin.
Ulkoiset hyödyt asiakkaan, kuntalaisen, kansalaisen, yrityksen tai muun ulkopuolisen tahon näkökulmasta:
- Yksityishenkilön henkilötietoja tai salassa pidettäviä tietoja käsitellään huolellisesti: esimerkiksi henkilön terveystietoja käsitellään ja säilytetään turvallisesti ja niitä ei säilytetä pidempään kuin on tarpeen
- Yrityksen salassa pidettäviä tietoja käsitellään huolellisesti: esimerkiksi liiketoimintaan liittyviä salassa pidettäviä tietoja käsitellään tietoturvallisessa ympäristössä eikä niitä jaeta muun materiaalin ohella kilpailijalle
- Organisaatio, joka tuntee tietoaineistonsa pystyy vastaamaan ulkoisiin tietotarpeisiin tehokkaasti, oli kyse sitten median toimittamasta julkisuuslain mukaisesta tietopyynnöstä tai asiakkaan omiin tietoihin liittyvästä pyynnöstä. Lisäksi asiakirjajulkisuuskuvaus tukee ulkoisia tahoja tietopyynnön esittämisessä.
- Yksilöä tai yhteisöä suoraan tai välillisesti koskevat päätökset ovat huolellisesti valmisteltuja ja perusteltuja, kun päätökset pohjautuvat laadukkaaseen ja ajantasaiseen tietoon: esimerkiksi lapsellesi myönnetään päiväkotipaikka lähimmästä päiväkodista tai kunnan verovaroja käytetään perustellusti uuden terveysaseman rakentamiseen.
Sisäiset hyödyt organisaatiolle:
- Organisaatiossa on selkeät, yhteiset pelisäännöt tietojen hallinnalle: työntekijän ei tarvitse arvuutella kuinka tietoa tulisi hallita, saati luoda omia tiedonhallintamenettelyitä
- Tiedon löydettävyydestä toiminnan tehokkuuteen: on selkeää missä järjestelmässä kukin tieto on, tarvittava tieto löytyy nopeasti ja luotettavasti toiminnan tueksi
- Henkilösidonnaisuuden välttäminen: tiedot ovat yhteisissä tietovarannoissa, jolloin esim. sairastapauksissa tai henkilöstönvaihdoksissa tiedot ovat myös muiden käytettävissä
- Tiedon luokittelu helpottaa tiedon käsittelyä: tiedon hyödyntäjän on helppo havaita mikä tieto on esimerkiksi salassa pidettävää ja hän osaa käsitellä tietoa luokituksen mukaisesti
- Päätöksenteon laatu ja tehokkuus: päätöksenteon kannalta relevantti tieto on helposti löydettävissä ja sen laatuun voi luottaa
Kuinka tiedonhallintamalli saadaan tuomaan lisäarvoa toiminnalle
Tiedonhallintamallin tuomat hyödyt ovat lopulta hyvin konkreettisia ja käytännönläheisiä. Ne koostuvat asioista, jotka edistävät organisaation tavoitteita ja toimintaa tai luovat lisäarvoa organisaation vaikutuspiirissä oleville ulkoisille tahoille.
Todelliset hyödyt tiedonhallintamallista saadaan sen soveltamisen kautta. Vain ajantasainen ja käytännössä hyödynnetty tiedonhallintamalli tuo edellä kuvattuja hyötyjä.
Tehokkaimmin tiedonhallintamalli saadaan tuottamaan lisäarvoa, kun sen avulla automatisoidaan tiedonhallinnan prosesseja. Esimerkiksi uuden tietojärjestelmähankkeen yhteydessä on hyvä huomioida tiedonhallinnan vaatimukset ja havaita tiedonhallinnan automatisointimahdollisuudet. Kun on tunnistettu, minkälaista tietoa järjestelmään tallennetaan, voidaan automatisoida esimerkiksi tiedon luokittelua, käyttöoikeuksien määräytymistä ja tiedon elinkaarenhallintaa.
Seuraava askel tästä mallista pidemmälle on esimerkiksi tunnistaa mitä tietoa päätöksentekijä tarvitsee ja tarjota se hänelle valmiiksi päätöksenteon tueksi. Päätöksentekoa tukevan tiedon tulee olla luotettavaa ja ajantasaista, jotta päätöksentekijän on helppo luottaa tiedon laatuun.
Me Creatidolla autamme teitä mielellämme tiedonhallinnan viidakossa muodostamaan organisaationne tarpeita ja tavoitteita parhaiten tukevat tiedonhallintamenettelyt. Jokainen toimeksianto on yksilöllinen, mutta usein liikkeelle kannattaa lähteä nykytilan ja tavoitetilan ymmärtämisestä sekä kehittämistoimenpiteiden tunnistamisesta ja edetä hallitusti kohti kokonaisvaltaista tiedonhallintaa lainsäädännön reunaehdot huomioiden. Tutustu lisää tiedonhallinnan palveluihimme ja ota yhteyttä, niin katsotaan mikä lähestymiskulma sopii teille parhaiten ja laitetaan tiedonhallintanne kuntoon.
