Johda tiedonhallintaa tiedolla – näin kypsyysanalyysi auttaa julkishallinnon organisaatiota
Tiedonhallintalaki, julkisuuslaki, tietosuoja-asetus ja arkistointilaki asettavat julkishallinnon organisaatioille tarkat velvoitteet. Moni organisaatio on laatinut vaaditut kuvaukset ja ohjeet – mutta harva tietää varmasti, miten ne toteutuvat arjen työssä. Tiedonhallinnan kypsyysanalyysi antaa tähän kysymykseen laaja-alaisen selvityksen ja osoittaa, mihin kehittämispanokset kannattaa kohdistaa.
Velvoitteet on kirjattu – mutta toteutuvatko ne?
Tiedonhallintamalli, tietoturvallisuuden kuvaukset ja asiakirjajulkisuuskuvaukset voivat olla ajan tasalla, ja silti arjessa voi olla aukkoja. Salassapitoperusteita jää merkitsemättä, tietopyyntöjen käsittely tuntuu vaikealta, tai vanhentuneita aineistoja ei koskaan tuhota.
Näiden ongelmien juurisyy löytyy harvoin yksittäisestä virheestä. Useimmiten taustalla ovat epäyhtenäiset käytänteet yksiköiden välillä tai toimintaperiaatteet, jotka eivät ohjaa työtä riittävän konkreettisesti.
Johdon kannalta keskeinen kysymys onkin: missä tiedonhallintamme on vahva, missä on riskejä ja mitä kannattaa korjata ensin? Ilman luotettavaa tilannekuvaa kehittämistoimet kohdistuvat helposti sinne, missä ääni on kovin, eikä sinne, missä tarve on suurin.
Neljä kerrosta, yksi kokonaiskuva
Creatidon tiedonhallinnan viitekehys on rakennettu julkishallinnon organisaatioiden arviointiin. Se kokoaa lakisääteiset velvoitteet yhteen ja tarkastelee niiden toteutumista neljällä toisiaan tukevalla tasolla.
Kuva: Creatidon tiedonhallinnan viitekehys: tiedon laatu, käytänteet, toimintaperiaatteet ja velvoitteet osa-alueineen
- Velvoitteet muodostavat perustan: tiedonhallintalaki, julkisuuslaki, tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki sekä arkistolainsäädäntö.
- Toimintaperiaatteet määrittävät, miten velvoitteet otetaan haltuun: tiedonhallintamalli, roolit ja vastuut, riskienhallinta sekä ohjeet ja koulutus.
- Käytänteet ovat arjen työtä: käsittelyprosessit, tiedon luokittelu, tietopyyntöjen käsittely ja elinkaarenhallinta.
- Tiedon laatu kertoo lopputuloksen: onko tieto luotettavaa, ajantasaista, löydettävää ja validoitua.
Kerrokset ovat syy-seuraussuhteessa toisiinsa. Velvoitteet määrittävät toimintaperiaatteet, toimintaperiaatteet ohjaavat käytänteitä, ja hyvät käytänteet mahdollistavat laadukkaan tiedon. Kun jokin ylimmän tason ongelma, vaikkapa vanhentunut tieto, tulee näkyväksi, viitekehyksen avulla sen juurisyy voidaan jäljittää alemmille tasoille. Näin korjaukset kohdistuvat syyhyn eivätkä vain oireeseen.
Kaksi näkökulmaa, yksi mitattava tulos
Kypsyysanalyysi arvioi jokaista viitekehyksen osa-aluetta useammalla mittarilla ja kahdesta suunnasta. Henkilöstökysely kertoo, miten tiedonhallinta toimii niiden näkökulmasta, jotka käsittelevät tietoa päivittäin. Auditointitilaisuus tiedonhallinnasta vastaavien kanssa kertoo, miten asiat on suunniteltu ja järjestetty.
Juuri näiden näkökulmien yhdistelmä tekee tuloksesta luotettavan. Esimerkiksi tiedonhallinnan kuvaukset voivat olla moitteettomia, vaikka käytäntö ontuu – tai päinvastoin.
Tuloksista muodostuu Creatido® Index, joka sijoittaa organisaation viisiportaiselle kypsyysasteikolle sekä kokonaisuutena että osa-alueittain.
Kuva: Viisiportainen kypsyysasteikko: puutteellinen, alkava, kehittyvä, edistyksellinen ja optimaalinen
Osa-aluekohtainen tulos on johdolle olennainen. Se näyttää, että organisaatio voi olla esimerkiksi kehittyvällä tasolla kokonaisuutena, mutta riskienhallinnassa tai arkistointimenettelyiden toteuttamisessa selvästi jäljessä.
Valmista 4–6 viikossa
Analyysi on suunniteltu kevyeksi organisaatiolle: henkilöstöltä se vaatii kyselyyn vastaamisen ja vastuuhenkilöiltä yhden kahden tunnin auditointitilaisuuden.
Kuva: Viisiportainen kypsyysasteikko: puutteellinen, alkava, kehittyvä, edistyksellinen ja optimaalinen
- Aloituspalaveri. Sovitaan tavoitteet, aikataulu ja tarkastelun rajaus.
- Kysely. Henkilöstö arvioi tiedonhallinnan toimintamalleja eri näkökulmista.
- Auditointi. Creatidon asiantuntija käy organisaation tiedonhallinnan tilan läpi vastuuhenkilöiden kanssa.
- Haastattelut (valinnainen). Erikseen sovittavien henkilöiden syvähaastattelut tuovat lisäymmärrystä tilanteesta ja kehittämistarpeista.
- Kirjallinen raportti. Kokonaisvaltainen analyysi ja konkreettiset kehitysehdotukset.
- Tulospalaveri. Tulokset käydään yhdessä läpi, ja niistä keskustellaan johdon kanssa.
Raportti, joka kertoo myös mitä seuraavaksi
Analyysin lopputuloksena organisaatio saa kirjallisen raportin, joka sisältää:
- organisaation kypsyystason kokonaisuutena ja osa-alueittain
- osa-aluekohtaiset tulokset, jotka erottavat vahvuudet, keskitason osa-alueet ja kehittämiskohteet
- auditoinnin ja kyselyn havainnot johtopäätöksineen
- priorisoidut, konkreettiset toimenpidesuositukset.
Havainnot ovat tyypillisesti hyvin käytännönläheisiä. Raportti voi esimerkiksi osoittaa, että lakisääteiset kuvaukset ovat ajan tasalla, mutta salassapitoperusteiden merkitseminen on epäyhtenäistä, tietojenkäsittelyn riskejä ei ole kartoitettu tai sähköisen arkistoinnin ja tietoaineiston tuhoamisen menettelyt puuttuvat.
Suositukset kirjoitetaan niin, että niistä voi siirtyä suoraan toimeenpanoon. Esimerkiksi: määritellään sähköisen arkistoinnin tavoitetila ja etenemissuunnitelma, järjestetään käytännönläheistä julkisuuslain koulutusta tai nimetään kriittisille tietoaineistoille omistajat ja laatukriteerit.
Kertamittauksesta kehityspoluksi
Tiedonhallinnan kehittäminen on matka, ja kypsyysanalyysi antaa sille suunnan. Suurimman hyödyn saa, kun mittaus toistetaan säännöllisesti ja painopiste siirtyy kerta kerralta.
Toisesta mittauksesta alkaen raportissa ovat mukana myös muutosta ja vaikuttavuutta kuvaavat indeksit. Neljännellä kerralla pääpaino palaa vahvemmin nykytilaan ja uusiin kehitystarpeisiin, mutta muutoksen ja vaikuttavuuden seuranta jatkuu. Näin johto näkee, tuottavatko tiedonhallintaan tehdyt investoinnit tulosta.
Tunnustus hyvästä työstä
Hyvin edennyt tiedonhallinnan kehittäminen ansaitsee tulla näkyväksi. Kypsyysanalyysin kautta organisaatio voi ansaita Creatido® Sertifikaatin tunnustukseksi laadukkaasta tiedonhallinnasta – viestin henkilöstölle, sidosryhmille ja asiakkaille siitä, että tietoa käsitellään vastuullisesti.
Kuva: Creatido-sertifikaatti: Tiedonhallinnan edelläkävijä 2026
Aloita tilannekuvasta
Creatidon kypsyysanalyysi tarjoaa nopean ja luotettavan tavan nähdä, missä tiedonhallintanne on tänään ja mihin panostukset kannattaa kohdistaa.
Haluatko tietää, mille kypsyystasolle oma organisaatiosi sijoittuu? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää ja suunnitellaan analyysi teidän tarpeisiinne.
Kirjoittaja
Johanna Dahl
Senior Data Advisor; tiedonhallinta ja tiedolla johtaminen
Creatido Oy