Varsinais-Suomen hyvinvointialue – matka kohti tiedolla johdettua hyvinvointialuetta
”Asiakkaina olemme kokeneet yhteistyön Creatidon asiantuntijoiden kanssa toimivaksi. Loimme oman organisaation ja kumppanin vahvuudet yhdistäen konkreettiset toimintamallit, joiden avulla tuetaan Varhan johtamismallin laajentumista ja eri toimintojen yhteistyötä. Toimintamallit toimivat tietojohtamisen ja tuloksekkaan toiminnan työkalupakin perustana.”
Marjaana Siirala, Tietojohtaja, Varsinais-Suomen hyvinvointialue
Varsinais-Suomen hyvinvointialue vastaa lähes 500 000 ihmisen sosiaali- ja terveyspalveluiden sekä pelastustoimen järjestämisestä 27 kunnan alueella. Työntekijöitä hyvinvointialueella on lähes 24 000.
Kuuntele myös tästä Tieto töihin -podcastin jakso, jossa Varhan Marjaana Siirala ja Jennina Viikari ovat kertomassa hyvinvointialueen matkasta kohti tiedolla johdettua organisaatiota.
Lähtötilanne: uusi organisaatio, paljon hajanaista tietoa, vähän yhteisiä toimintatapoja
Varsinais-Suomen hyvinvointialue Varha lähti rakentamaan tietojohtamistaan tilanteessa, jossa tahtotila oli vahva, mutta käytännöt ja rakenteet olivat vielä hajallaan.
Uuden hyvinvointialueen synty yhdisti suuren määrän toimijoita, järjestelmiä ja toimintatapoja. Tämä näkyi arjessa siten, että tieto oli pirstaleista, vertailu haastavaa ja tiedon hyödyntäminen johtamisessa epätasaista. Tietoa kyllä oli, mutta sen muodostaminen yhteiseksi tilannekuvaksi ja päätöksenteon tueksi vaati uudenlaista ajattelua, rakenteita ja toimintamalleja.
“Varhalla määriteltiin strategia, jossa haluamme olla vaikuttavin hyvinvointialue, ja tiedon hyödyntäminen nousi siinä keskeiseen rooliin. Halusimme lähteä jalkauttamaan tätä käytäntöön tietojohtamisen toimenpideohjelman kautta – konkretisoimaan, mitä tiedolla johtaminen meillä tarkoittaa ja mitä sillä aidosti tavoitellaan.” – Marjaana Siirala, Tietojohtaja, Varsinais-Suomen hyvinvointialue
Yhteinen suunta: tietojohtaminen strategian osaksi
Varhan tietojohtamisen matka käynnistyi yhteisen suunnan määrittelystä. Yhdessä Creatidon asiantuntijoiden kanssa rakennettiin tietojohtamisen toimenpideohjelma, joka jäsensi, mitä tiedolla johtaminen Varhassa tarkoittaa, mitä sillä halutaan saavuttaa ja millaisia kyvykkyyksiä tavoitteiden saavuttaminen edellyttää tulevina vuosina. Toimenpideohjelma kattoi sekä tiedon johtamisen että tiedolla johtamisen näkökulmat ja eri organisaatioalueiden kohdennetut tarpeet.
Toimenpideohjelman työstämisessä tietojohtaminen sidottiin tiiviisti strategiaan, palveluiden johtamiseen ja toiminnan kehittämiseen. Toimenpideohjelman työstämiseen osallistui laajasti niin Varhan sisäisiä toimijoita kuin tärkeimmät kumppanit. Näin siitä tuli osa Varhan laajempaa muutosmatkaa – ei erillinen kehityshanke.
Mitä yhteinen suunta mahdollisti?
- Tiedolla johtamisen kytkeminen strategiaan
- Kehityskohteiden priorisointi
- Yhteinen kieli tukemaan kehittämistä
- Yhteinen suunta eri toimijoille
Perusta kuntoon: datanhallintamalli
Kun tiedolla johtamisen suunta oli kirkastettu, siirryttiin luomaan perustuksia. Varhassa tunnistettiin jo hyvinvointialueen valmisteluvaiheessa, että vaikuttavaa tiedolla johtamista ei synny ilman laadukasta, yhtenäistä ja hallittua dataa. Laadukas tieto on edellytys esimerkiksi silloin, kun seurataan hyvinvointialueiden tuottamien palveluiden laatua ja lainmukaisuutta tai kun tietoja hyödynnetään alueiden rahoituslaskennassa. Keskeiseksi kehittämisen kohteeksi nostettiinkin datanhallintamallin rakentaminen Varhaan, yhdessä Creatidon kanssa.
Datanhallintamallin avulla Varhalle luotiin yhteinen tapa määritellä, hallita ja kehittää dataa koko organisaation tasolla. Se toi selkeyttä siihen, kuka vastaa mistäkin tiedosta, missä rakenteita koskevia päätöksiä tehdään, miten muutokset etenevät ja miten datan laatua seurataan osana muuta johtamista. Tavoitteena ei ollut luoda raskasta hallinnollista rakennetta, vaan käytännöllinen nykyisiin johtamisen rakenteisiin istuva malli, joka tukee arkea ja varmistaa, että tieto on vertailukelpoista, luotettavaa ja hyödynnettävää.
Datanhallinnan yhteisten pelisääntöjen myötä syntyy samalla vahvempi perusta raportoinnille, mittaristoille ja tietotuotteille – tiedolla johtamiselle ja vaikkapa tekoälyn hyödyntämiselle. Datanhallintamalli teki näkyväksi, että datan laatu ei ole vain tekninen kysymys, vaan osa johtamista ja toiminnan ohjausta.
Mitä datanhallintamalli mahdollisti?
- Selkeät vastuut datasta
- Yhteiset periaatteet ja hallinnan prosessit
- Parempi luotettavuus raportoinnissa
- Perusta tietoon perustuvalle päätöksenteolle
“Olemme suuri organisaatio, ja ennen datanhallintamallia kehittämistä tehtiin helposti omissa siiloissa. Ratkaisuja rakennettiin paikallisesti ilman, että niiden vaikutuksia muualla organisaatiossa aina tunnistettiin. Datanhallintamallin myötä olemme siirtyneet kohti yhtenäisiä ratkaisuja – tekemään asioita yhdessä ja koko organisaation näkökulmasta.” – Jennina Viikari, Tietojohtamisen palvelupäällikkö, Varsinais-Suomen hyvinvointialue
Tiedon hyödyntämisen toimintamallilla tieto osaksi johtamisen arkea
Toimenpideohjelma nosti toiseksi keskeiseksi kehitysaskeleeksi tiedon hyödyntämisen vahvistamisen koko organisaatiossa. Varhassa haluttiin varmistaa, että tieto ei jää raporteille, vaan ohjaa aidosti toimintaa, keskustelua ja päätöksentekoa. Tätä varten rakennettiin Creatidon asiantuntijoiden tuella tiedon hyödyntämisen toimintamalli, joka tekee näkyväksi, mitä tietoa hyödynnetään, millä foorumeilla ja rytmillä sitä käsitellään ja miten havainnoista edetään konkreettisiin toimenpiteisiin.
Toimintamalli rakennettiin tiiviissä yhteistyössä palvelutuotannon pilottiryhmän, Varhan tietojohtamisen asiantuntijoiden ja johtamismalliuudistuksesta vastaavien tahojen kanssa. Näin tiedon hyödyntäminen vietiin osaksi johtamisen arkea ja rakenteita. Toimintamalli muodostaa systemaattisen lähestymistavan tiedon hyödyntämiseen kompleksisessa ja laajassa organisaatiossa, jossa tietoa hyödynnetään monista eri näkökulmista.
Tiedon hyödyntämisen toimintamalli mahdollisti:
- Keskeisten tietosisältöjen määrittämisen
- Tiedon hyödyntämisen foorumeiden ja tiedon kulun kuvaamisen
- Tiedon hyödyntämisen kytkemisen osaksi johtamisen käytäntöjä
- Mallin, jolla päästään havainnoista toimenpiteisiin
”Tiedon hyödyntämisen toimintamalli on keskeinen osa johtamismalliamme. Se auttaa varmistamaan, että tieto muuttuu käytännön teoiksi, päätöksiksi ja kehittämiseksi kaikilla organisaation tasoilla. Meidän yksikkömme tavoitteena on nostaa koko organisaation tietojohtamisen kyvykkyyttä, ja voimme tuottaa toimintoja ja toimintamalleja, jotka yhdessä asiantuntijajoukon kanssa jalkautetaan osaksi Varhan toimintoja. Tällä tavalla pystymme hyödyntämään tietoa aiempaa paremmin koko organisaatiossamme.” – Jennina Viikari, Tietojohtamisen palvelupäällikkö, Varsinais-Suomen hyvinvointialue
Jalkautus arkeen: mallit käytännön tekemiseksi
Toimintamallien rakentamista seurasi jalkauttamisen vaihe. Tavoitteena oli varmistaa, että uudet käytännöt eivät jää yksittäisten tiimien tai asiantuntijoiden varaan, vaan leviävät vaiheittain koko organisaatioon.
Käytännössä jalkauttaminen on tarkoittanut viestintää, valmennusta, sparrausta ja jatkuvaa yhteensovittamista – sitä työtä, jonka avulla mallit muuttuvat arjen tekemiseksi.
Samalla Varhassa on vahvistunut ymmärrys siitä, että tiedolla johtaminen ei ole kertaluonteinen projekti, vaan jatkuva kyvykkyys, jota kehitetään systemaattisesti ajan myötä.
Mitä muuttui arjessa?
- Tieto on yhtenäisempää ja vertailukelpoista eri puolilla organisaatiota
- Vastuut datasta ja sen kehittämisestä ovat selkeämmät
- Tieto nostetaan systemaattisesti keskusteluun johtamisen eri foorumeissa
- Päätöksenteko nojaa yhteiseen ja luotettavaan tilannekuvaan
- Havainnoista edetään johdonmukaisesti konkreettisiin toimenpiteisiin
- Tekemistä seurataan säännöllisesti ja yhtenäisillä käytännöillä
Kaikki mukaan: tiedolla johtamisen osaamisen ja kulttuurin vahvistaminen
Osana toimenpideohjelmaa Varhassa vahvistettiin tiedolla johtamisen osaamista ja kyvykkyyksiä. Creatido tuki organisaatiota kaikille varhalaisille suunnatuilla verkkokoulutuksilla sekä tietojohtamisen asiantuntijoille kohdennetulla koulutuksilla.
Creatidon verkkokoulutukset koettiin toimivaksi tavaksi vahvistaa yhteistä ymmärrystä ja osaamista tiedolla johtamisesta isossa organisaatiossa. Tietojohtamisen asiantuntijoille suunnatuissa koulutuksissa keskityttiin muun muassa systeemisten mittariston rakentamiseen ja tiedon hyödyntämiseen.
Kokonaisuus ratkaisee: yksittäisistä toimenpiteistä toimivaan malliin
Varhan kehittämistoimenpiteiden ja yhteistyön vahvuus on ollut kokonaisvaltaisuus. Tietojohtamisen toimenpideohjelma, datanhallintamalli, mittaristoajattelu ja tiedon hyödyntämisen toimintamalli eivät ole jääneet irrallisiksi kehitysaskeleiksi, vaan niistä on rakennettu toisiaan tukeva kokonaisuus.
Tämä on mahdollistanut sen, että tietojohtamista ei kehitetä vain yksittäisistä näkökulmista, kuten raportointi tai teknologia, vaan osana johtamisjärjestelmää, palveluiden kehittämistä ja koko organisaation toimintaa kasvattaen koko organisaation tiedolla johtamisen kyvykkyyksiä.
”Yhteistyömme onnistumisen taustalla on ollut aito kumppanuus. Kiitämme siitä, että kehittämistyössä ei keskitytty vain yksittäisiin tuotoksiin, vaan rakensimme yhdessä, käsi kädessä, kokonaisuuden, joka tukee johtamista, palveluiden kehittämistä ja tiedon hyödyntämistä arjessa. Tämä on luonut vahvan perustan tietojohtamisen pitkäjänteiselle kehittämiselle Varhassa.”
Jennina Viikari, Tietojohtamisen palvelupäällikkö, Varsinais-Suomen hyvinvointialue
”Yhteistyössä Varhan kanssa on ollut alusta asti vahva yhdessä tekemisen meininki. Meille on aidosti tullut tunne, että olemme saaneet olla osa varhalaisia, mukana rakentamassa jotain tärkeää, ei vain ulkopuolisena kumppanina. Työtä on selvästi arvostettu, ja itselle on jäänyt vahva kokemus siitä, että olemme päässeet tekemään merkityksellistä työtä Varhan tietojohtamisen edistämiseksi.”
Juuse Montonen, Creatido
Kokonaisuus ratkaisee: yksittäisistä toimenpiteistä toimivaan malliin
Varhan matka osoittaa, että vaikuttava tiedolla johtaminen rakentuu vaiheittain. Ensin määritellään yhteinen suunta, sen jälkeen luodaan toimivat rakenteet datan hallintaan, rakennetaan käytännön toimintamallit tiedon hyödyntämiseen ja lopulta varmistetaan johdonmukainen jalkautus osaksi arkea. Isossa organisaatiossa kehitystyön tulokset vievät aikaa, mutta yhdessä määritetyt ja testatut toimintamallit mahdollistavat muutoksen juurtumisen ja pitkän aikavälin hyödyt.
Creatido on ollut Varhan rinnalla tämän kehityspolun eri vaiheissa – tukemassa suunnan kirkastamisessa, datanhallintamallin ja toimintamallien rakentamisessa, osaamisen kehittämisessä sekä muutoksen käytännön toteutuksessa