Tiedolla johtamisen toimintamallit syövät teknologiaa aamupalaksi
Tiedolla johtaminen käsitetään usein teknisestä näkökulmasta: moderni data-alusta, upea arkkitehtuurikokonaisuus ja viimeiseen asti hiottu dataputki ja lopulta visuaalisesti hienoja raportteja tai analyysituotteita. ”IT:n juttu”, toisin sanoen. Onnistuminen tiedolla johtamisessa vaatii kuitenkin paljon muutakin ja yleensä se muu on se, joka ratkaisee. Teknologia toki on merkittävässä roolissa mahdollistamassa ja tehostamassa tiedon käyttöä, mutta keskittymällä vain siihen, tulee todennäköisesti tehneeksi jotain hienoa, joka happanee pöytälaatikossa harvojen hyödyntämänä.
Mitä sitten tarvitaan? Koko organisaatiota. Yhteistä visiota, yhteisiä toimintamalleja, innovatiivisia menetelmiä datan käytön hyödyntämiseen sekä halua. Halua päästä tietoon käsiksi, halua ottaa siitä kaiken irti, kehittää toimintaa ja luoda uutta liiketoimintaa. Eikä riitä, että joku haluaa, vaan kaikkien on haluttava. Organisaatiossa pitää olla kaikkien jakama ymmärrys siitä, että data on äärimmäisen arvokas omaisuuserä, jota tulee käsitellä kuten muutakin omaisuutta.
Kuinka sytyttää halu tiedolla johtamiseen?
Kokemukseni mukaan halua käyttää tietoa toiminnassa ja toiminnan kehittämisessä syttyy hyödyntämällä jotain tai parhaimmillaan kaikkia kuvaan hahmoteltua yhdeksää eri tapaa.
Visio – Yhteinen jaettu visio tarvitaan, jotta saadaan yhteinen suunta ja erityisesti merkitys tekemiselle. Ilman visiota voidaan ajautua tekemään vähän kaikkea, lopulta ei oikeastaan mitään sillä tarkoitusta ei ole ymmärretty. Hyvä visio inspiroi, antaa syyn tehdä parhaansa ja kokoaa tekijät yhteisen tavoitteen äärelle. Vision tekemisen voi aloittaa tulkitsemalla strategiasta tiedolla johtamisen vision: Kuinka toteutamme strategiset tavoitteemme tiedolla johtamisen keinoin? Mikä on se kaunis taivaanranta, jota kohti kuljemme?
Onnistumiset – Näytä onnistumisia datan käytössä. Mikään ei ole yleensä yhtä tehokasta, kuin datan käyttö toiminnan kehittämisessä, esimerkiksi toiminnan pullonkaulojen tunnistamisessa ja poistamisessa sekä tämän onnistumisen esiin nostossa ja erityisesti onnistumisen juhlistamisessa.
Osaaminen – Kehitä tiedolla johtamisen osaamista, jotta ymmärrys sen tarkoituksesta, hyödyistä ja erityisesti mahdollisuuk-sista lisääntyy. Kun tarkoitus ja tavoite ymmärretään, on helpompi edistää työläitäkin vaiheita.
Omistajuus ja vastuut – Mikä yleensä motivoi yksilöä tai tiimiä? Kun hänellä/heillä on vastuu ja omistajuus jostain asiasta. Omistamansa kokonaisuuden puolesta ollaan valmiita taistelemaan ja sitä kehittämään jopa enemmän kuin olisi tarve. Tämä näkyy asiantuntijoilla, jotka omistavat esimerkiksi jonkin prosessin tai tuotteen: se on aina prioriteettina ja tärkeimpänä kehityskohteena yli muiden tarpeiden. Tämä on täysin luonnollista. Käytä toimintamallia hyväksi ja määrittele omistajuudet mm. datalle, datatuotteille ja prosesseille ja aseta odotukset näiden kehittämiselle. Saat parempia tuloksia kuin uskotkaan.
Löydettävyys – Mikään ei tuhoa intoa päästä datan äärelle kuten se, että dataa ei löydä. Tai jos datan äärelle ei pääse, vaikka sen paikan tietäisikin tai sen äärelle pääseminen on vaikeaa ja työlästä. Varmista datan löydettävyys kuvaamalla datasi, varmistamalla pääsyt kaikille olennaisille henkilöille ja dokumentoimalla datan ominaisuudet, laadun ja käyttötarkoitus kattavasti.
Helppous – Datan löytämisen lisäksi sen käytön on oltava tarpeeksi helppoa, siihen on oltava helppoa yhdistää omaa dataa, se on saatava omiin tuttuihin työkaluihin tai sen käyttöön on oltava helposti omaksuttavat ja hyvin ohjeistetut työkalut. Nopeat kokeilut datan kanssa tuottavat usein merkittäviäkin innovointeja. Estämällä nopeat kokeilut liian vaikeasti käytettävällä datalla, romutat herkästi kekseliäisyyden ja kokeilukulttuurin. Erityisesti kun uutta työkalua datan käsittelyyn ja raportointiin otetaan käyttöön, tulee erityisesti helppous pitää mielessä. Muutoin vanhasta tutusta tavasta käyttää dataa on vaikeaa, ellei mahdotonta päästä eroon.
Laatu – Ennen kuin voit päästää ihmisiä hyödyntämään dataa, varmista, että dataan voi luottaa. Luottamuksen rakentaminen dataa ja raportteja kohtaan on hidasta, mutta sen rikkominen nopeaa. Pahimmillaan huonolaatuinen data tuottaa vääriä tuloksia ja johtaa toimintaa harhaan tai näkyy selkeästi poikkeavina tuloksina. Datan laadun varmistamisesta on oma kirjoituksensa.
Kovat tavoitteet – Tämä on yksi parhaimmista opeista mitä itse olen aikoinaan saanut. Aseta vaativia tavoitteita, joita ei voi saavuttaa ilman datan merkittävää käyttöä. Käytä muutoksen johtamisen tavoitteistamisesta tuttua ajatusta: ”10 % tehostamistavoite saa ihmiset miettimään nykytoimintamallin tehostamista sieltä täältä, 100 % tehostamistavoite pakottaa ihmiset miettimään täysin uusia tapoja tehdä asioita” Vaadi kovia (saavutettavissa olevia) tuloksia, niin saat enemmän innovaatioita ja panostusta dataan.
Vaatimus ja pakko – Lopulta tarvitaan myös pieni määrä pakottamista. Vaadi muilta päätöksenteon tueksi tietoon ja faktoihin pohjautuvia perusteluja sekä toiminnan kehittämistä tietoon, eikä esimerkiksi mututuntumaan perustuen. Aluksi perustelut voivat olla käsin tehtyjä, työläitä ja puutteellisia, mutta hedelmällisintä kehitystä tapahtuu juuri tässä vaiheessa, kun kukin tuo omat näkemyksensä tarpeellisesta tiedosta päätöksenteon tueksi ja kopioi parhaat ajatukset muilta. Useimmiten manuaalista työtä halutaan myös välttää, jolloin organisaatio alkaa ajamaan itseään kohti automatisoidumpaa datan käsittelyä.
Tiedolla johtaminen ei siis ole vain teknologiaa, vaan ennen kaikkea ihmisiä, yhdessä määriteltyjä toimintamalleja ja ajattelutapaa. Kun organisaatio onnistuu luomaan vahvan datakulttuurin, jossa data on helposti löydettävissä, luotettavaa ja innostavaa käyttää, syntyy aito halu hyödyntää sitä. Lähde rohkeasti liikkeelle ja laita tieto töihin.
Kirjoittaja
Juuso Tuomola
Tiedolla johtamisen asiantuntija
Creatido Oy
- 040 869 9162
- juuso.tuomola@creatido.fi