Vaikuttavaa tiedolla johtamista – silta tiedon ja toiminnan välillä

Tiedolla johtaminen on kyvykkyyttä rakentaa silta tiedon ja toiminnan välille. Joskus tuo väli voi tuntua enemmän kuilulta kuin sillalta. Tieto itsessään ei johda parempaan päätökseen tai toiminnan muutokseen. Tiedon ja toiminnan väliin täytyy rakentaa siltaa ja sillalla täytyy olla paljon kaksisuuntaista liikennettä. Mitä vilkkaampi liikenne sillalla on, sitä paremmin tieto virtaa ja muuntuu toiminnaksi, joka vie organisaatiota strategian mukaiseen suuntaan.

Tiedon kaksi ulottuvuutta – tekninen ja toiminnallinen

Tiedolla johtamisen toinen puoli on teknisempi puoli. Siihen sisältyy käytettävät teknologiat, järjestelmät ja data. Tätä puolta voidaan kutsua myös tiedon johtamiseksi. Teknisen puolen täytyy olla kunnossa, kun halutaan saada tiedosta aidosti johtamista, yhteistä kehittymistä ja liiketoimintaa tukevaa lisäarvoa. Datan täytyy olla laadukasta, luotettavaa, oikea-aikaista, sekä ymmärrettävää. Teknologioiden ja järjestelmien on tuettavaa datan hyödyntämistä osana arjen työtä. Tämä tiedolla johtamisen puoli on helpommin nähtävissä ja ymmärrettävissä. Sitä on helpompi hallita ja kehittää.

Toinen tiedolla johtamisen ulottuvuus liittyy toiminnalliseen puoleen, eli miten tieto vaikuttaa toimintaan. Tieto yksinään ei muuta mitään, ennen kuin siitä syntyy joko ymmärrystä, toimintaa, tai molempia. Tiedolla on arvoa, kun se tarttuu ihmisten mieleen ja tekemiseen. Tämä tiedolla johtamisen inhimillinen puoli liittyy organisaation kykyyn luoda hyviä toimintatapoja ja rakenteita tiedon virtaamiseen ja hyödyntämiseen. Se on monesti näkymättömämpää ja siksi myös vaikeammin hallittavissa.

Miksi sillasta tulee joskus kuilu?

Vaikka meillä olisi käytössä uusimmat teknologiat, sekä runsaasti laadukasta dataa, niin silti tiedon ja toiminnan väliin voi syntyä sillan sijaan kuilu. Sen syynä voivat olla esimerkiksi:

Ajan puute tiedon käsittelyyn ja yhteiseen keskusteluun
Rakenteiden puute tiedon liikkumisessa ja hyödyntämisessä
Puutteelliset toimintatavat, kuten yksisuuntainen raportointi ilman vuorovaikutusta
Kulttuuri, jossa tiedolle ei anneta riittävän suurta painoarvoa

Yksi merkittävä syy kuilun muodostumiseen on myös teknologialähtöisyys: data-alustojen ja visuaalisten raporttien rakentaminen ilman inhimillistä ja organisatorista liimaa ei riitä. Tarvitaan ymmärrystä, joka sitoo yhteen 1) strategian ja suunnan, 2) teknologiat ja datan, sekä 3) ihmiset ja kulttuurin Ilman yhteistä ymmärrystä tai halua tieto jää helposti pöytälaatikkoon.

Siltaa vahvistetaan rakentamalla tiedolla johtamisen visio, strategia ja toimintamalli. Visio ja strategia kytkevät tiedolla johtamisen organisaation isoon suuntaan, sekä vahvistavat ymmärrystä, merkitystä ja motivaatiota. Toimintasuunnitelma on puolestaan “liima” tiedon, johtamisrakenteen ja ihmisten välille. Toimintamalli yhdistää johtamiseen tarvittavan tiedon käytännön prosesseihin ja kulttuuriin.

Miten sitten rakentaa siltaa tiedon teknisen ja toiminnallisen puolen välille? Nämä kolme asiaa ainakin helpottavat sillan rakentamista huomattavasti:

Ymmärrys ja tilannekuva: Missä olemme ja minne olemme matkalla?
Yhteistyön rakenteet: Millä tavoin tietoa luodaan ja jaetaan yhdessä?
Johtaminen ja yhteiset toimintatavat: Miten työskentelemme tiedon kanssa?

Ymmärrys ja tilannekuva

Ensimmäinen askel sillan rakentamisessa on ymmärryksen luominen. Tämä tarkoittaa tilannekuvaa siitä, missä olemme nyt ja mitä kohti olemme menossa. Tiedolla johtamisen pohjana täytyy aina olla organisaation tahtotila ja suunta, eli strategia. Näky siitä mihiin olemme matkalla ja millä tavoin. Tätä pohjaa vasten luodaan tiedolla johtamisen tilannekuva, joka kertoo tiedolla johtamisen nykytilan, vahvuudet ja kehityskohteet. Kun tiedetään, missä olemme ja mitä haluamme saavuttaa, voidaan rakentaa tiedolla johtamisen tavoitekuva ja tiekartta.

Yhteistyön rakenteet ja tiedon virtaaminen

Tiedolla johtaminen ei ole ainoastaan organisaation johdon, tiedolla johtajien tai data-asiantuntijoiden tehtävä. Se on enemmän ja vähemmän kaikkien vastuulla. Johdon ja asiantuntijoiden vastuulla on toki usein roolitusten, vastuiden, rakenteiden, prosessien ja toimintamallien luominen. Itse tiedon virtaaminen ja hyödyntäminen on kuitenkin jokaisen vastuulla. Kun yhteistyön rakenteet ovat kunnossa, tieto kulkee oikeille ihmisille oikeaan aikaan ja oikeassa muodossa. Hyvin toimivat rakenteet ja toimintatavat luovat yhteistä ymmärrystä eri toimijoiden välille ja auttavat tekemään päätöksiä, jotka perustuvat jaettuun tietoon ja yhteiseen ymmärrykseen.

Johtaminen ja yhteiset toimintatavat

Tieto muuttuu toiminnaksi vain, jos sen käyttö on osa arkea. Johtaminen luo raamit ja kulttuurin, jossa tieto ei jää ainoastaan raportteihin, vaan se ohjaa päätöksiä ja toimintaa. Tämä tarkoittaa yhteisesti sovittuja ja luotuja käytäntöjä: miten tietoa käsitellään, miten siitä keskustellaan, sekä miten päätöksissä tehdään tiedon pohjalta? Johtaminen on käyttöliittymä, joka kytkee tiedon osaksi jokaisen työntekijän toimintaa. Johtamisen roolina on luoda ymmärrystä siitä mikä tieto on tärkeää, miksi tieto on tärkeää ja miten tieto liittyy jokaisen arjen työhön. Ymmärrys oleellisen tiedon ja arjen työn välisestä yhteydestä vahvistaa työn merkityksellisyyttä ja motivaatiota.

Tiedolla johtaminen kyvykkyytenä

Tiedolla johtaminen ei ole yksittäinen projekti, teknologia tai raportointiratkaisu. Se on ennen kaikkea toimintatapa ja jatkuva kyky hyödyntää tietoa jokapäiväisessä arjen työssä tai päätöksenteon kohdassa. Tiedolla johtaminen on aina organisaation suunnan palveluksessa. Tieto auttaa hahmottamaan mihin olisi hyvä mennä ja miksi. Tieto auttaa myös kertomaan olemmeko oikeassa suunnassa, tai kannattaisiko suuntaa päivittää. Kun tiedon tekninen ja toiminnallinen puoli kohtaavat organisaation tavoitteiden suunnassa, syntyy vaikuttavaa tiedolla johtamista. Sellaista, joka rakentaa jatkuvasti uudistuvaa ja tuloksellista organisaatiota.

Kirjoittaja

Matti Hirvanen
Tiedolla ohjautuvan kulttuurin kehittäjä
Creatido Oy