Tiedon hyödyntämisen kolme jännitettä
Tiedon määrän lisääntyminen nostaa väistämättä pinnalle kyvykkyyden hyödyntää tietoa – yksin ja yhdessä. Tiedolla johtamisen kehittäjänä kuulen toistuvasti organisaatioiden asiantuntijoiden ja johtajien pohtivan samaa haastetta. Pelkkä datan, raportoinnin ja teknologioiden kehittäminen ei enää riitä. Sen rinnalle tarvitaan yhä vahvemmin toimintatapoja, osaamista ja kulttuuria, jossa tieto muuttuu yhteiseksi ymmärrykseksi. Tiedon hyödyntämisen näkökulmasta yhteisen ymmärryksen rakentaminen on keskeistä.
1. Tehokkuuden ja ymmärryksen rakentamisen jännite
Tässä ajassa lukuisia organisaatioita ohjaa jatkuvan tehostamisen vaade: Miten saamme enemmän aikaan, nopeammin, sekä vähemmillä resursseilla? Ratkaisua haetaan usein tekemällä samoja asioita nopeammin ja tehokkaammin. Ratkaisua haetaan paremmista raporteista, datan laadusta tai tiedon määrästä. Toiminnan tason muutos tarvitsee kuitenkin syvempää ymmärrystä lukujen taustalla olevista ilmiöistä.
Viime vuosina tiedon hyödyntämisen fokuksessa on ollut kehitys, jossa datan ja teknologioiden avulla tehostetaan ja automatisoidaan toimintaa. Tehdään asioita nopeammin ja säästetään aikaa sekä rahaa. Tämä kehitys tulee vain kiihtymään tekoälyn myötä tulevina vuosina. Tiedon hyödyntämisen näkökulmasta nousee kuitenkin uusi aalto, jossa fokus siirtyy koko ajan vahvemmin teknologioiden, tiedon ja ihmisen yhteistyöhön. Tämä on tehokkuuden uusi aalto, jossa emme ainoastaan tee asioita nopeammin, vaan ennen kaikkea fiksummin. Fokus siirtyy yhä vahvemmin siihen, miten luomme yhteistä ymmärrystä ja näkymää tiedon avulla.
Ratkaisu ei ole valinta tehokkuuden ja ymmärryksen luomisen välillä, vaan niiden johtaminen ja hyödyntäminen yhtä aikaa. Näkyvä data liikkuu helposti hierarkiassa ja tiimien välillä, merkitys, tunne tai ymmärrys jää matkalle. Luo rakenteita, jossa tietoa luodaan eri tasojen, tiimien ja liiketoimintojen kesken – yhdessä keskustellen. Johda rytmiä, jossa tehokkuus ei tarkoita kiirettä, vaan ennemmin selkeyttä. Anna aikaa havainnoille, tiedon tulkinnalle ja yhteiselle keskustelulle. Todellinen tehokkuus syntyy silloin, kun kaikki ymmärtävät, mihin ollaan menossa ja miksi.
2. Näkyvän ja näkymättömän tiedon jännite
Data näyttää, mitä on tapahtunut. Hiljainen tieto auttaa ymmärtämään, miksi niin tapahtui, ja mitä se tarkoittaa juuri meille. Raportit ja mittarit antavat suuntaviivoja ja luovat tilannekuvaa, jonka päälle yhteistä keskustelua on helppo rakentaa. Kokemukset, havainnot ja keskustelut täydentävät kuvaa. Ne ovat tiedon inhimillinen puoli. Kuten edellisessä kappaleessa esitin: tieto siirtyy helposti tiimistä toiseen, mutta ymmärrys jää usein matkalle.
Kuva lainattu: https://tanmayvora.com/the-iceberg-of-organizational-knowledge-how-to-unlock-tacit-knowledge/
Toiminnan muuttamiseen ja kehittämiseen meidän on kyettävä yhdistämään ihmisten hiljainen ja kokemusperäinen tieto, sekä halu ja ymmärrys yhteisen työn kehittämiseen. Halun, ymmärryksen ja hiljaisen tiedon jakamiseen tarvitaan aikaa ja yhteisiä keskusteluja. Meidän on kyettävä rakentamaan tilaa ja foorumeita keskusteluille, joissa mennään pintaa syvemmälle ja ymmärretään millaiset ajattelutavat, uskomukset ja rakenteet toimintaamme ohjaavat. Tarvitsemme toimintatapoja, joissa tietoa tulkitaan yhdessä. Se tarkoittaa ajan varaamista dialogille, jossa syntyy uutta ajattelua. Vasta kokemusperäinen tieto tekee näkyvästä tiedosta merkityksellistä.
3. Yksinkertaisen ja kompleksisen tiedon jännite
Kaikkea tietoa ei voi johtaa samalla tavalla. Joissain tilanteissa tiedolla on selkeä suunta ja syy-seuraussuhde: kun mittari laskee, tiedämme mistä se johtuu ja mitä täytyy korjata. Toisinaan taas toimimme ympäristössä, jossa tieto on monimuotoista, epäselvää ja jatkuvasti muuttuvaa. Tällöin johtaminen ei ole pelkkää analysointia ja päätöksentekoa, vaan ennen kaikkea yhteisen ymmärryksen rakentamista.
Dave Snowdenin Cynefin-viitekehys auttaa hahmottamaan tätä eroa.
- Yksinkertaisessa ympäristössä (simple) tieto on selkeää ja ratkaisut toistettavia – voimme luottaa parhaisiin käytäntöihin.
- Monimutkaisessa ympäristössä (complicated) tarvitsemme eri alojen asiantuntijoita ja ratkaisu löytyy yhdessä tutkimalla.
- Kompleksisessa ympäristössä (complex) syy-seuraussuhteet ovat vaikeasti ymmärrettävissä ja paljastuvat usein vasta jälkikäteen. Tällöin tiedon hyödyntäminen on ennen kaikkea yhteisen kokeilun ja oppimisen prosessi.
- Kaoottisessa ympäristössä (chaotic) ollaan tilanteessa, jossa ei ole syy-seuraussuhteita vaan keskeistä on nopea toiminta.
Kuva lainattu https://whatfix.com/blog/cynefin-framework/
Kompleksista ilmiötä ei voi johtaa tai käsitellä yksinkertaisen ympäristön toimintamalleilla. Kun maailma muuttuu nopeasti, ei riitä, että tuotamme lisää dataa. Meidän on luotava tiloja, joissa tieto testataan, jaetaan ja tulkitaan yhdessä. Kun ilmiö on selkeä, tarvitaan päätöksiä ja toimeenpanoa. Kun ilmiö on monimutkainen, tarvitaan keskustelua, yhteistä oppimista ja rohkeutta kokeilla. Tietoa ei johdeta samalla tavalla kaikissa tilanteissa. Yksi tiedon hyödyntämisen tärkeimmistä taidoista on kyky tunnistaa käsiteltävän tiedon luonne ja kytkeä siihen sopivat työtavat.
Tiedon hyödyntämisen taito on ennen kaikkea yhteisen ajattelun kyvykkyyttä
Tiedon hyödyntämisen kolme jännitettä kuvaavat samaa ilmiötä eri näkökulmista: tieto ei johda meitä, jos me emme johda tietoa. Todellinen vaikuttavuus syntyy siitä, miten osaamme pysähtyä, kysyä ja oppia yhdessä. Vaikuttavuus ei synny ainoastaan siitä, kuinka paljon dataa tuotamme tai kuinka nopeasti päätämme.
Tiedon hyödyntäminen ei siis ole vain tekninen suoritus, vaan yhteisen ajattelun taito. Kun organisaatio oppii toimimaan näiden jännitteiden kanssa tietoisesti – välillä pysähtyen, välillä edeten – se löytää tasapainon tehokkuuden, merkityksen ja yhteisen ymmärryksen välillä. Silloin tieto ei enää ole pelkkä resurssi, vaan kompassi, joka ohjaa yhteistä matkaa eteenpäin.
Tervetuloa mukaan Tiedosta toimintaan webinaariin torstaina 23.10.2025 klo 8:15 – 9.00. Tässä webinaarissa saat ymmärrystä ja keinoja parempaan tiedon hyödyntämiseen. Ilmoittaudu mukaan alta!
Kirjoittaja
Matti Hirvanen
Tiedolla ohjautuvan kulttuurin kehittäjä
Creatido Oy
- 044 549 6299
- matti.hirvanen@creatido.fi