Kypsyysanalyysi
Tiedon hyödyntämisen kypsyysanalyysi
”Kypsyysanalyysin tulokset yllättivät positiivisesti! Kehitettävääkin toki on, mutta olemme tehneet paljon oikeita asioita tiedon hyödyntämisen eteen. Kypsyysanalyysi tarjosi kokonaisvaltaisen kypsyyskuvauksen tiedon hyödyntämisestä ja nosti esille tärkeitä toiminnallisia kehittämiskohteita tietojohtamisen kehittämisen tueksi.”
Piia Wollsten, Kehittämispäällikkö
Tietojohtamisen vastuualue. Konsernihallinto, Palvelukehitys, Espoon
kaupunki
Keväällä 2022 toteutetun kypsyysanalyysin tavoitteena oli tukea tiedon hyödyntämisen kehittämistä Espoon kaupungin toiminnassa. Kaupungin strategiassa ”Espoo-tarinassa” tiedolla, data-analyysilla ja vaikuttavuudella johtamisen kehittäminen on mainittu tärkeäksi painopisteeksi ja kehittämistoimia niiden eteen on tehty. Konsernihallinnon palvelukehitysyksikössä sijaitsevan tietojohtamisen vastuualueen pyrkimyksenä oli kypsyysanalyysin avulla tuoda tiedon hyödyntämisen kehittämistä lähemmäksi toiminnan tasoa ja toimialojen sekä tulosyksiköiden toimintaa.
Tarkempina tavoitteina oli lisäksi:
- Saada kokonaiskuva tiedon hyödyntämisen nykytilasta toimialoittain ja tulosyksiköittäin, niin kokonaisuutena kuin tiedon hyödyntämisen eri osa-alueilla
- Tunnistaa tiedon hyödyntämisen keskeiset kehittämiskohteet tehokkaan jatkokehittämisen mahdollistamiseksi
- Mahdollistaa tiedon hyödyntämisen kehittämisen ja siihen käytettävien panostusten vaikuttavuuden seuranta
Lopputuloksena tuotettiin arviointiraportti, jossa kuvattiin tulokset ja toimenpidesuositukset tiedon hyödyntämisen kehittämiseksi.
Kypsyysanalyysin toteutus
Kypsyysanalyysissä toteutettiin kysely toimialojen ja tulosyksiköiden johdolle, esimiehille ja valituille esikuntien asiantuntijoille. Kyselyn lisäksi toteutettiin 25 kappaletta asiantuntijahaastatteluita (Creatido™ Audit) Espoon kaupungin tiedon hyödyntämisen nykytilan ja kehittämisen kannalta keskeisille henkilöille niin johtamisen, kehittämisen kuin teknologiankin näkökulmista. Laajalla haastatteluotannalla pyrittiin pääsemään mahdollisimman syvälle toimialojen ja tulosyksiöiden tiedon hyödyntämisen nykytilaan ja löytämään konkreettisia kehittämiskohteita kaupungin yhteisen tietojohtamisen kehittämisen tueksi.
Kolmantena osana toteutettiin organisaation tiedolla johtamisen vastuuhenkilön toimesta itsearvio, jonka myötä pyrittiin kuvaamaan organisaation tämän hetken tiedolla johtamisen nykytila ja keräämään nykytilakuvauksen muodostamiseksi tiedolla johtamisen kannalta olennaisia dokumentteja.
Kypsyysanalyysin toiminnallistaminen
Analyysiraportin sisältämät kehittämiskohteet käytiin läpi tulospalaverissa ja kehittämiskohteita lähdettiin välittömästi priorisoimaan yhdessä tietojohtamisen vastuualueen kanssa. Havaintojen toiminnallistamiseksi muodostettiin konkreettiset ehdotukset seuraavista askeleista. Muutostarpeita viedään eteenpäin välittömästi ja matka kohti seuraavaa kypsyystasoa Espoossa jatkuu! Kolmantena osana toteutettiin organisaation tiedolla johtamisen vastuuhenkilön toimesta itsearvio, jonka myötä pyrittiin kuvaamaan organisaation tämän hetken tiedolla johtamisen nykytila ja keräämään nykytilakuvauksen muodostamiseksi tiedolla johtamisen kannalta olennaisia dokumentteja.