Raportointia vai tiedolla johtamista?
Tiedolla johtamisesta puhuttaessa monelle nousee ensimmäisenä mieleen raportointi sekä erilaiset analytiikkatyökalut ja BI. Vaikka analytiikan hyödyntäminen onkin tärkeässä roolissa tiedolla johtamisen tukemisessa, tekninen ratkaisu ei valitettavasti tuo oikotietä onneen. BI-työkalun olemassaolo ja sillä tuotetut raportit ovat ensiaskel analytiikkakyvykkyyteen, mutta todellinen arvo analytiikasta realisoituu monen muun tekijän summana. Tästä huolimatta moni yritys pyrkii ratkomaan tiedolla johtamisen haasteita järjestelmähankinnat edellä.
Raportointi on parhaimmillaan organisaation tiedolla johtamista luontevasti tukevaa toimintaa. Raportoinnin avulla organisaation on mahdollista ymmärtää paremmin omaa toimintaansa ja tehdä havaintoja historiadataan perustuen (deskriptiivinen analytiikka). Tilastollisten menetelmien ja koneoppimisen avulla raportteihin voidaan yhdistää ennakoivan analytiikan analyyseja ja siten tukea prediktiivista päätöksentekoa. Potentiaalisesta arvosta huolimatta raportointi ja raporttien hyödyntäminen voidaan kokea työläänä, aikaa vievänä ja jopa turhana toimintana, mikäli raportoinnin hyöty-panos suhde on epätasapainossa.
Jotta analytiikasta saataisiin käytännön hyötyjä, tulee miettiä, mitä ja miksi raportoidaan. Alla on koottuna viisi vinkkiä, miten raportoinnista saadaan aiempaa enemmän hyötyä tiedolla johtamisen tueksi.
1. Tietotarpeet selville
Onnistuneen raportoinnin taustalla on onnistunut tietotarpeiden selvittäminen. Ymmärrys siitä, kuka raporttia käyttää ja mitä tietoa hän tarvitsee, on ensiarvoisen tärkeää. Raportoinnin tavoitetta on hyvä täsmentää myös sen mukaan, onko raportoinnin kohteena strategisen vai operatiivisen päätöksenteon tukeminen. Eri käyttäjien ja tavoitteiden tukemiseksi, sekä kognitiivisen kuorman keventämiseksi, on hyvä suunnitella erilliset tietotuotteet eri käyttäjäryhmille.
2. Ei enää raportointia vain raportoinnin vuoksi
Raporttien arvo realisoituu vasta niitä hyödynnettäessä. Näin ollen loppuun asti viilattukaan raportti ei tuota arvoa, mikäli ne jäävät käyttämättä. On hyvä pysähtyä miettimään, onko organisaatiossa luotu selkeät käytännöt tiedon jakamiseen ja tiedon hyödyntämiseen. Jos raportit jäävät siitä huolimatta hyödyntämättä, ongelmana saattaa olla, ettei näillä kyetä vastaamaan tietotarpeisiin.
3. Analytiikkakuilun yli kommunikaation keinoin
Tiedon tuottajien ja tiedon hyödyntäjien välillä vallitsee usein ainakin jonkin asteinen kuilu: tiedon tuottajat eivät välttämättä tiedä, mitä ja miten tietoa tullaan hyödyntämään, ja samanaikaisesti tiedon hyödyntäjien ymmärrys raporttien pohjalla olevasta datasta ja analyysityökaluista ei tyypillisesti ole kovin laaja. Kuilua kannattaa pyrkiä kaventamaan molemmista suunnista käsin ja hyvänä siltana toimii keskustelu eri osapuolien välillä. Jos on mahdollista, tiedon tuottaja voi olla hyvä osallistaa säännöllisin väliajoin tilaisuuksiin, jossa raportteja tarkastellaan ja toisinpäin.
4. Pelittääkö tekniikka, löytyykö osaamista?
Osa haasteista raportoinnin ja analytiikan parissa juontaa ymmärrettävästi juurensa työkaluihin ja niiden käyttötaitoihin. Raportteja hyödyntävän henkilöstön osaamistaso voi vaihdella merkittävästi. Näin ollen analytiikkakyvykkyyksien tasoa olisi tärkeä kartoittaa organisaatiossa ja mahdollistaa näiden taitojen kehittäminen. On hyvä huomioida, että raportointityökalun käyttöön liittyvien taitojen lisäksi datanlukutaidot korostuvat keskeisenä analytiikkaosaamisena.
5. Ajantasaista tietoa ja päivitettyjä raportteja
On hyvin todennäköistä, että tietotarpeissa ja tietolähteissä tapahtuu muutoksia ajan kuluessa, joten raportointia tuskin saa toteutettua kerralla kuntoon. Ne ovat dynaamisia prosesseja, joten aika-ajoin on siis hyvä palata tarkistamaan, vastataanko tietotarpeet, mittarit ja raportointi sen hetkisiin tarpeisiin sekä onko tietoa saatavilla ajantasaisesti ja riittävästi.
Mikäli tarvitset ajatuksia, näkemyksiä ja tukea näissä asioissa, niin älä epäröi olla yhteydessä. Olemme täällä Creatidolla juuri sinua varten!
Kirjoittaja
Emma Partanen, Tiedolla johtamisen konsultti
emma.partanen@creatido.fi
050 535 2460